O trabalho de escritório geralmente envolve digitar no teclado durante grande parte do dia e fazer uma pausa ocasional para o café. No entanto, esse ritmo de trabalho está chegando ao fim.
Muitos funcionários estão conscientes do facto de que as novas tecnologias lhes permitem reduzir consideravelmente a duração do dia de trabalho.
Esse processo começou para valer por volta de 2020. Naquele ano, uma série de novas ferramentas poderosas entraram no mercado e começaram a economizar muito tempo dos trabalhadores.
Mais tarde, com o lançamento de tecnologias baseadas em GPT, essa economia de tempo foi acelerada. De repente, você pode obter um software para redigir um e-mail ou criar um modelo de documento para você.
Estas mudanças significaram que a produtividade do trabalho por hora trabalhada aumentou. As pessoas que trabalham em escritórios poderiam finalmente fazer mais todos os dias.
As novas tecnologias de escritório
Mas que novas tecnologias estão surgindo? Essa é uma questão na qual a marca Apryse vem trabalhando. A empresa recorre cada vez mais à IA para fornecer soluções integradas que eliminem a grande maioria das tarefas de criação de documentos.
“A ideia é automatizar o máximo possível o processo de geração de documentos”, diz o CEO Cassidy Smirnow. “A tecnologia agora existe para que os funcionários simplesmente forneçam avisos ao software e gerem os documentos de que precisam.”
A Apryse adquiriu recentemente a empresa de IA LEAD Technologies para ajudá-la a atingir esse objetivo, somando-se a uma longa lista de fusões e aquisições nos últimos anos para mantê-la na vanguarda do mercado.
A esperança é que estas novas tecnologias de escritório impulsionem a onda de melhorias na produção por hora previstas no final da década de 1990, quando surgiu a Internet.
Aqui estão algumas das maneiras pelas quais as novas tecnologias de escritório estão ajudando:
Tarefas repetitivas
A primeira área em que vemos esta nova onda de tecnologias de escritório sendo utilizadas é no domínio das tarefas repetitivas. As empresas querem software que permita aos seus trabalhadores completar rapidamente itens como envio de formulários e introdução de dados, reduzindo as suas folhas salariais.
No entanto, a capacidade de gerar documentos também se enquadra nesta categoria, particularmente no sector jurídico. Muitos advogados escrevem o mesmo conjunto de documentos todos os dias.
“Isso é algo que Apryse está tentando resolver”, diz Smirnow. “Os profissionais jurídicos gastam muito do seu tempo simplesmente produzindo documentos para os clientes e garantindo que eles permaneçam em conformidade. Ter ferramentas que lhes permitam adaptar o formato ou mover pedaços de texto de maneiras permitidas é uma maneira infalível de economizar muito dinheiro.”
A esperança é que as novas tecnologias libertem tempo para os profissionais jurídicos e outros trabalhadores de escritório, permitindo-lhes concentrar-se mais em tarefas criativas ou oportunidades de negócios. Também pode reduzir a necessidade de paralegais – pessoas que trabalham sob o comando do advogado principal e simplesmente preenchem a papelada necessária.
Comunicação e Colaboração
Relacionado com isto, as novas tecnologias de escritório também estão a facilitar a cooperação e as oportunidades de comunicação entre os funcionários. As plataformas estão simplificando o processo de direcionamento das pessoas para as tarefas mais valiosas.
O objetivo desses aplicativos é reduzir a carga de gerenciamento e as conversas cruzadas entre os funcionários. Em vez de usar um sistema de e-mails desconexos ou respostas de chat ao vivo, a ideia é aproveitar uma plataforma única que forneça visibilidade em tempo real para todos no escritório.
Monday.com é um bom exemplo dessa tecnologia na prática. O aplicativo permite que os funcionários publiquem publicamente o estágio em que se encontram em uma tarefa específica, mantendo todos os demais informados. Também informa no que estão trabalhando agora e o que vem a seguir em sua lista de prioridades.
Essas informações de alto nível podem parecer triviais, mas podem fazer toda a diferença no mundo para uma empresa baseada em escritório que lida com a sobrecarga de informações.
A tecnologia pode evitar o envio de milhares de e-mails desnecessários por mês e evitar que as pessoas se sintam sobrecarregadas. Todos sabem onde estão todos os outros e o que têm em sua lista de prioridades, melhorando a qualidade das interações e reduzindo a dependência de e-mails.
Análise de dados aprimorada
O novo cluster de tecnologias de escritório também está melhorando a forma como as empresas fazem a análise de dados. Em vez de se concentrarem na antiquada análise de regressão, muitos estão recorrendo a ferramentas de business intelligence (BI) que fornecem vários níveis de abstração, tornando-as adequadas para públicos não técnicos.
A vantagem do BI é que ele pode ser integrado a uma pilha de software existente. Normalmente, não importa onde você guarda os dados, o software pode localizá-los e aproveitá-los para fornecer insights.
Além disso, muitas ferramentas estão agora incorporando IA para torná-las ainda mais potentes. Os funcionários podem simplesmente pedir aos sistemas que lhes forneçam um tipo específico de análise e obter o software para produzi-la para eles.
Por último, sobre este tema, algumas empresas também estão a utilizar análises em tempo real para permitir que os trabalhadores tomem decisões mais informadas. Esses dados estão sendo transmitidos para seus dispositivos e terminais, permitindo atualizar suas tomadas de decisão em resposta a regras estabelecidas, e não a decretos gerenciais.
Agendamento e gerenciamento de tempo
Os aplicativos de calendário e software de agendamento também estão fazendo uma enorme diferença na quantidade de trabalho que os funcionários do escritório devem realizar manualmente. Agora os trabalhadores podem tornar-se os seus próprios secretários, utilizando software para gerir o seu tempo.
Como qualquer pessoa que trabalha em escritório sabe, agendar e fazer entradas no calendário é uma tarefa demorada e trabalhosa. Normalmente, é algo que os funcionários precisam incluir nas tardes de sexta-feira para prepará-los para a próxima semana, evitando que voltem para casa mais cedo.
Mas com o software de agendamento e gerenciamento, muito desse trabalho desaparece. Mesmo que a entrada manual seja necessária, muitos apresentam ferramentas de atalho que agilizam o processo e os ajudam a realizar mais.
Existem também recursos de colaboração aprimorados integrados a muitas dessas ferramentas. Isso permite que todos contribuam para o agendamento e garantem que estejam na mesma página.
As integrações com software existente também ajudam. Isto significa que os clientes ou outros sistemas podem potencialmente organizar o agendamento em nome dos trabalhadores.
Por exemplo, algumas empresas vinculam o agendamento on-line por meio do site às ferramentas do escritório. Essas nomeações específicas podem ser fantásticas para empresas focadas no cliente.
O software também pode ser integrado aos departamentos de RH, permitindo-lhes postar agendamentos em todo o escritório que os trabalhadores individuais precisam para se adequar às suas agendas regulares.
Existem até alguns trabalhadores que utilizam assistentes de IA ativados por voz para gerir o seu tempo e horário, com base no feedback do período. Estes sistemas tentam preencher os horários de forma otimizada, tendo em conta os padrões de trabalho e a produtividade do proprietário em diferentes horas do dia.
Atendimento ao Cliente
Há também um movimento para incorporar a tecnologia no segmento de atendimento ao cliente das empresas baseadas em escritórios. As empresas desejam sistemas que lhes permitam conversar com os clientes sem que eles tenham que dedicar seu precioso trabalho à tarefa.
Existem várias tecnologias que já facilitam isso, mas a maioria delas depende de chatbots. Essas tecnologias inteligentes podem iniciar conversas e até mesmo responder em linguagem natural às perguntas e solicitações feitas pelos usuários.
Por exemplo, empresas baseadas em escritórios agora podem obter software de chat ao vivo que usa bots para interagir com os visitantes à medida que eles chegam em seus sites. Essas ferramentas estimulam conversas e as utilizam para obter detalhes de contato.
No entanto, muitos dos sistemas mais avançados podem ir muito além disso e oferecer funcionalidade completa de conversação e até mesmo solução de problemas. Esta capacidade significa que os trabalhadores de escritório não precisam dedicar tanto tempo para lidar com essas questões.
Os chatbots também são úteis para responder e-mails. Muitos sistemas podem ler e-mails existentes e, em seguida, corrigir uma resposta que atenda aos requisitos detalhados nas solicitações do usuário.
Por exemplo, muitas empresas estão agora a utilizar IA para responder a e-mails de clientes irritados. Em vez de fazer com que a equipe leia a reclamação na íntegra, eles a colam em geradores de texto e fazem com que escrevam uma resposta.
Esta tecnologia é semelhante à que Smirnow se refere no setor jurídico. No entanto, não é a mesma coisa. Embora a automação jurídica exija a utilização de uma linguagem formal, a tecnologia regular de resposta por e-mail pode simplesmente se concentrar em dizer coisas que irão acalmar a outra parte.
Gestão financeira
Por fim, muitas empresas estão eliminando a necessidade de fazer a gestão financeira manualmente. O software de contabilidade automatizado e o processamento de pagamentos estão agilizando o processo e tornando-o consideravelmente mais eficiente.
Por exemplo, vemos muitas empresas utilizando ferramentas de contabilidade que lhes permitem rastrear faturas e despesas em tempo real. Muitas vezes, os trabalhadores só precisam digitar alguns números ou pressionar algumas teclas para atualizar o sistema com as informações financeiras mais recentes.
O rastreamento de despesas também está se tornando mais simples. Os trabalhadores podem acompanhar despesas em seus telefones, tirar fotos e enviar automaticamente informações relevantes para o software. Em seguida, o software usa tecnologia inteligente de reconhecimento de texto para fazer a entrada correta, tudo sem qualquer envolvimento humano.
O processamento e recebimento automatizado de pagamentos também está tornando a tarefa mais simples. Por exemplo, vemos muitas empresas agora adicionando facilidades de pagamento às faturas que enviam on-line. O cliente só precisa clicar em um link que o encaminha para a página de pagamento adequada para realizar a transação.
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