Você está realmente aproveitando ao máximo seu sistema de e-mail em 2022?
Para a maioria dos profissionais, o email é uma das ferramentas que eles usam com mais frequência. O processamento de e-mail provavelmente ocupa boa parte do seu dia. No entanto, muitos de nós realmente não entendem como aproveitar ao máximo nossas mensagens de e-mail.
Quando se trata de redigir e-mails, a maioria de nós comete dois erros comuns de e-mail:
- Ou enviamos um e-mail no calor do momento (muitas vezes quando estamos chateados ou com raiva). O e-mail resultante acaba refletindo nosso estado emocional. E geralmente está cheio de erros de digitação, erros de ortografia e outros erros.
- Ou agonizamos escrevendo o e-mail perfeito. Uma resposta que deveria levar apenas um minuto ou dois para ser escrita acaba levando metade do dia. Quando isso acontece, o e-mail resultante geralmente é muito prolixo e pode perder completamente o objetivo.
Aprender e seguir dicas de e-mail profissionais pode ajudar. Se você precisar de uma atualização sobre os conceitos básicos de como escrever uma boa mensagem de e-mail profissional, este tutorial é um bom lugar para começar:
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Como escrever e-mails claros e profissionais
Nem me fale sobre gerenciamento de tempo de e-mail. Muitos profissionais também precisam de ajuda nessa área. Um método mal organizado de lidar com mensagens de e-mail pode desperdiçar horas por dia.
Neste artigo, forneço 17 dicas de e-mail profissionais para ajudá-lo a criar mensagens de e-mail melhores e usar seu sistema de e-mail de forma mais produtiva.
Dica 1. Nunca escreva um e-mail quando estiver chateado
Às vezes recebemos e-mails que nos incomodam. Se um e-mail deixa você com raiva ou se acha chocante, seu primeiro impulso pode ser responder rapidamente. No entanto, se suas emoções vierem em um e-mail escrito às pressas, você parecerá menos profissional. Aqui está o que fazer em vez disso:
Se sua resposta puder esperar até que você fique menos chateado, adie a escrita. Uma resposta calma é mais provável que pareça profissional.
Se você precisar responder imediatamente, vá em frente e escreva essa resposta por e-mail, mas não a envie. Em vez disso, salve-o como rascunho e imprima-o. Leve o rascunho a um amigo, familiar ou colega de confiança e peça que procurem algo não profissional em sua mensagem.
Observe as mudanças que eles sugerem. Depois de revisar seu e-mail, peça que revisem a mensagem novamente. Envie a mensagem somente depois que ambos tiverem certeza de que ela é profissional.
Obtenha mais dicas de e-mail matadoras e estratégias profissionais em nosso e-book gratuito, O guia definitivo para o domínio zero da caixa de entrada:
Dica 2. Não espere muito para responder
Se você é um pequeno empresário, provavelmente recebe consultas de negócios por e-mail. Você também pode receber perguntas de colegas ou clientes atuais. Normalmente, quando alguém entra em contato com você com uma solicitação de negócios, eles querem a resposta mais cedo ou mais tarde.
Em um dia de semana, os e-mails comerciais devem ser respondidos em 24 horas, a menos que você esteja ausente. Se o e-mail chegar durante o fim de semana, geralmente não há problema em esperar até segunda-feira para responder. Mas saiba que alguns clientes ainda esperam uma resposta rápida, mesmo que seja final de semana.
Dica 3. Use uma resposta automática de férias se você for embora
Se você estiver fora do escritório por um longo período em 2022 e não estiver verificando seu e-mail, é uma boa ideia informar as pessoas. Use uma mensagem de férias ou ausência temporária, como o tipo que você pode configurar pelo Gmail. Veja o tutorial:
Não há problema em restringir a mensagem de ausência temporária apenas aos seus contatos. Você não quer que sua mensagem de ausência temporária vá para os remetentes de mensagens de spam ou para as listas de e-mail em que você se inscreveu.
Dica 4. Não use o e-mail como muleta
O e-mail é conveniente — você pode enviar um a qualquer hora do dia ou da noite. Além disso, deixa um registro escrito da conversa. Mas o e-mail não é a escolha certa para todas as situações.
Se você acredita que sua mensagem de e-mail provavelmente será mal compreendida, um telefonema ou mesmo uma reunião presencial pode ser a melhor escolha. Certifique-se especialmente de não usar o e-mail como muleta para evitar conversas difíceis.
Dica 5. Considere seu público de e-mail
Se um e-mail profissional é formal ou informal depende de para quem você está escrevendo. Por isso é importante saber quem é seu público. Algumas empresas e indivíduos preferem comunicações mais formais, enquanto outros preferem receber mensagens mais casuais. Se puder, use o estilo de escrita que seu público prefere.
A linguagem que seu contato usa ao se comunicar com você pode ser uma pista sobre qual tipo de estilo de escrita é melhor. Se as mensagens de e-mail para você forem mais formais, provavelmente é um sinal de que o estilo de comunicação preferido deles é formal. Da mesma forma, se seus e-mails são mais casuais, eles provavelmente preferem um estilo de comunicação casual.
Dica 6. Seja educado
Boas maneiras também são um bom negócio na hora de escrever e-mails profissionais em 2022. Lembre-se de que cada e-mail que você envia deixa uma impressão no leitor pelo menos duas vezes: a impressão inicial ao receber o e-mail pela primeira vez e a segunda impressão ao reler o salvo mensagem.
Certifique-se de que seus e-mails profissionais deixem a impressão certa. Para obter um guia útil sobre etiqueta profissional de e-mail, consulte o tutorial:
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O guia de Downton Abbey para etiqueta de e-mail
Dica 7. Mais curto geralmente é melhor
Deixe-me fazer uma pergunta. Você lê cada palavra quando recebe uma longa mensagem de e-mail?
Se você for como a maioria de nós, a resposta é “não”. Quem realmente tem tempo para ler uma longa mensagem palavra por palavra? Quanto mais longa a mensagem, maior a probabilidade de o leitor passar por ela – possivelmente perdendo detalhes importantes.
Vá direto ao ponto de sua mensagem da forma mais rápida e concisa possível. Normalmente, não há necessidade de ser excessivamente prolixo com suas mensagens de e-mail profissionais.
Dica 8. Preste atenção à sua linha de assunto
Sua linha de assunto é a primeira coisa que o destinatário vê. Se você usar a linha de assunto errada, seu destinatário pode pular sua mensagem. Ou, pior ainda, podem confundi-lo com spam.
Para garantir que seu e-mail profissional seja lido, seja específico na linha de assunto. Um e-mail com uma linha de assunto específica como “Tarefas do projeto DEF para maio” tem mais probabilidade de ser lido do que um e-mail com uma linha de assunto vaga como “Mensagem importante”.
Dica 9. Use um modelo
Se você costuma responder às mesmas perguntas por e-mail, pode economizar muito tempo usando modelos de e-mail. Com um modelo de email, você não precisa escrever todos os emails profissionais do zero. Em vez disso, você começa com um modelo bem escrito e o personaliza de acordo com suas necessidades.
Os modelos de email são mais fáceis de usar do que você imagina. Para obter mais detalhes sobre como usar modelos, consulte estes tutoriais:
Dica 10. Releia seu e-mail
A revisão é tão importante como sempre em 2022. Você pode detectar a maioria dos erros se reler cuidadosamente cada e-mail profissional antes de enviá-lo. E vamos ser sinceros, um e-mail cheio de erros de digitação e outros erros não é profissional e faz você parecer mal.
Preste atenção a detalhes específicos, como nomes de indivíduos e empresas, bem como datas, horários e valores em dólares. Um erro de digitação nessas áreas pode ser embaraçoso ou até prejudicial para o seu negócio.
Dica 11. Não use Responder a Todos
É uma boa ideia considerar cuidadosamente para quem você envia cada mensagem. Se alguém não precisar receber uma mensagem, não a copie nela. Eles só ficarão incomodados ao receber um e-mail desnecessário que aumenta a confusão da caixa de entrada. Eles podem até ignorar futuros e-mails de você quando você realmente tem algo a dizer a eles.
Além disso, clicar em Responder a todos automaticamente toda vez que você enviar uma mensagem pode fazer com que sua mensagem seja enviada para a pessoa errada. Portanto, perca o hábito de usar a opção Responder a Todos.
Em vez disso, controle quem recebe sua mensagem criando seu próprio grupo de e-mail personalizado e use-o. Ao pensar seriamente em quem recebe suas mensagens de e-mail, você mostra respeito por seus contatos.
Dica 12. Aprenda a agendar e-mails profissionais com o Boomerang
E se você pudesse controlar quando um destinatário recebe seus e-mails? Você não prefere enviar suas mensagens quando souber que o leitor estará disponível para revisá-las?
A boa notícia é que, com ferramentas de e-mail como o Boomerang, você pode ter esse tipo de controle sobre o que enviar e quando enviar em 2022. O Boomerang funciona com plataformas de e-mail populares como Gmail e Outlook.
Para descobrir como usar o Boomerang, leia este tutorial:
Dica 13. Integre sua caixa de entrada com uma ferramenta de tarefas
Para muitos de nós, abrir um e-mail significa receber uma tarefa de trabalho. Muitos e-mails profissionais exigem algum tipo de acompanhamento – geralmente uma tarefa que deve ser executada ou outra mensagem que deve ser escrita. As tarefas de e-mail podem parecer esmagadoras, a menos que você descubra uma maneira de gerenciá-las.
Uma maneira de gerenciar tarefas de e-mail e garantir que nenhuma falha seja com uma ferramenta de tarefas. O Gmail tem uma ferramenta de tarefas útil que integra sua caixa de entrada com uma lista de tarefas. Para saber mais sobre como usá-lo, explore o seguinte tutorial:
Dica 14. Combine várias caixas de entrada em uma
Você ainda tem uma lista de endereços de e-mail que você acessa toda vez que verifica suas mensagens? Entrar e sair de várias plataformas de e-mail é um incômodo e pode levar mais tempo. Simplifique o processo de verificação de seu e-mail combinando várias caixas de entrada em uma.
Para saber como isso é feito no Gmail, veja:
Dica 15. Agende um horário para verificar seu e-mail
Verificar o e-mail constantemente pode atrasá-lo e interromper seus processos de pensamento. No entanto, muitos de nós têm as notificações por e-mail ativadas, o que significa que verificamos cada mensagem assim que a recebemos.
Isso não é apenas desnecessário para a maioria de nós, mas também prejudica a produtividade. A menos que sua empresa exija que você responda a cada nova mensagem o mais rápido possível, é melhor agendar duas ou três vezes durante o dia para verificar e processar o e-mail. Reservar horários dedicados ao e-mail libera o resto do seu dia para que você possa se concentrar em outras tarefas.
Dica 16. Use técnicas de caixa de entrada zero
Na verdade, a maioria de nós pode aprender a gerenciar nossos e-mails com mais eficiência e melhorar nossa produtividade em 2022. Existe uma técnica para gerenciar e-mails com mais eficiência chamada Inbox Zero.
Saiba tudo sobre o Inbox Zero em nosso eBook gratuito, O guia definitivo para o domínio zero da caixa de entrada. Mostraremos como começar a usar o Inbox Zero, como implementá-lo e como adotar hábitos saudáveis de e-mail.
Dica 17. Use a segurança de e-mail
Nenhuma lista de dicas de e-mail profissionais estaria completa sem uma menção à segurança de e-mail. Ultimamente, as notícias estão cheias de histórias sobre contas de e-mail hackeadas e outras violações de segurança online.
Embora não haja garantias quando se trata de segurança online, existem algumas etapas que você deve seguir para se proteger e garantir que seu e-mail seja mais seguro. Quase todas as plataformas de e-mail possuem algumas medidas de segurança, mas muitas vezes os usuários não as aproveitam.
Para proteger suas informações online, é importante aprender tudo o que puder sobre as ferramentas de segurança da sua plataforma de e-mail. Depois de aprender sobre eles, coloque-os em uso.
Para descobrir algumas dicas sobre como se proteger usando a segurança on-line do Gmail, consulte o tutorial:
Conclusão: pegue essas dicas de e-mail profissionais e coloque-as para funcionar
Lidar com seus e-mails profissionais pode consumir muito do seu tempo. Gerenciar suas contas de e-mail pode até parecer um pouco cansativo. Mas não precisa ser assim. Muitas das dicas de e-mail profissionais neste artigo podem ser usadas com qualquer plataforma de e-mail. Adotá-los economizará tempo e ajudará você a se tornar mais produtivo em 2022.
Portanto, se você estiver redigindo e-mails, verificando e-mails ou tentando organizar seu sistema de e-mail, você pode ser mais eficiente.
Para obter ainda mais dicas de e-mail específicas para o Gmail, consulte este tutorial:
Nota editorial: este conteúdo foi publicado originalmente em 2017. Estamos compartilhando-o novamente porque nossos editores determinaram que essas informações ainda são precisas e relevantes.
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