O GDPR não é mais um conceito novo, mas ainda pode dar muito trabalho para implementar. Vamos explorar as melhores práticas atuais para cumprir essas leis e regulamentos.
Melhores práticas para conformidade com o GDPR
A conformidade com o GDPR levará um minuto para ser implementada. Portanto, siga as práticas recomendadas a seguir, uma de cada vez, até passar por todas elas.
1. Nomear um responsável pela proteção de dados
Um Oficial de Proteção de Dados (DPO) é fundamental para a conformidade com o GDPR. Esse indivíduo supervisiona as políticas de privacidade, monitora a conformidade e atua como contato entre a empresa e as autoridades reguladoras.
Nem todas as empresas precisarão disso, especialmente se você for proprietário de uma pequena empresa ou solopreneur; no entanto, se estiver trabalhando com uma organização maior, você pode esperar que um DPO:
ol]:!pt-0 [&>ol]:!pb-0 [&>ul]:!pt-0 [&>ul]:!pb-0″>Fornecer treinamento em proteção de dados para a equipe.
ol]:!pt-0 [&>ol]:!pb-0 [&>ul]:!pt-0 [&>ul]:!pb-0″>E servir como ponto de contato dentro da empresa para esclarecer dúvidas relacionadas à proteção de dados.
O DPO é mais do que uma exigência regulatória. Na verdade, é um símbolo do compromisso da sua organização com a privacidade. E prepara o terreno para uma estratégia de privacidade abrangente que se alinha com as expectativas modernas.
2. Classifique todos os dados
Compreender a natureza dos dados que você trata é uma etapa fundamental na conformidade com o GDPR. A classificação de todos os dados ajuda a identificar quais informações se enquadram na regulamentação e como devem ser tratadas.
ol]:!pt-0 [&>ol]:!pb-0 [&>ul]:!pt-0 [&>ul]:!pb-0″> Categorizar Sensibilidade: determine a confidencialidade dos dados, como informações financeiras, registros de saúde ou outras categorias especiais.
3. Conclua uma avaliação de impacto na privacidade
ga-analytics#sendElementsClickEvent”>Avaliar as medidas de privacidade é uma parte fundamental para estabelecer a conformidade com o GDPR. Fonte da imagem: ga-analytics#sendElementsClickEvent”>Elementos Envato.
A seguir, uma Avaliação de Impacto na Privacidade ajuda a avaliar os riscos potenciais à privacidade individual durante o processamento de dados pessoais.
ol]:!pt-0 [&>ol]:!pb-0 [&>ul]:!pt-0 [&>ul]:!pb-0″> Avalie estratégias de mitigação: Determinar medidas para reduzir ou eliminar os riscos identificados.
4. Documentar, manter e aplicar políticas, procedimentos e processos de privacidade
A documentação está no centro da conformidade com o GDPR. Não basta ter políticas em vigor. Você também deve mantê-los e aplicá-los. Para fazer isso, você precisará concluir as quatro etapas a seguir:
ol]:!pt-0 [&>ol]:!pb-0 [&>ul]:!pt-0 [&>ul]:!pb-0″> Implementar Procedimentos: Estabeleça procedimentos para garantir que as políticas sejam seguidas, incluindo controles de acesso a dados, resposta a violações e muito mais.
ol]:!pt-0 [&>ol]:!pb-0 [&>ul]:!pt-0 [&>ul]:!pb-0″> Aplicar conformidade: Revise e aplique regularmente as políticas, garantindo que todos os funcionários estejam cientes e cumpram os requisitos de privacidade.
Documentar e aplicar políticas de privacidade demonstra o seu compromisso com a proteção de dados. Ele fornece um roteiro claro para conformidade e cria confiança entre os titulares dos dados.
5. Garanta transparência com integrações de terceiros
Integrações de terceiros são comuns e muitas vezes necessárias para administrar um site de sucesso. Garantir a transparência com essas integrações também é vital para a conformidade com o GDPR.
Para fazer isso, você precisará esclarecer imediatamente quem tem acesso aos dados pessoais do seu site e para que finalidade.
Em seguida, você precisará avaliar a conformidade oferecida pelo serviço terceirizado. Em seguida, crie acordos claros que descrevam responsabilidades e expectativas em relação à proteção de dados. Basicamente, você precisa divulgar aos visitantes do seu site quando terceiros estão coletando informações e garantir que eles cumpram o GDPR na forma como lidam com essas informações.
6. Implementar mecanismos fortes de consentimento
O consentimento é uma pedra angular do GDPR. A implementação de mecanismos de consentimento fortes é a chave para um processamento de dados que cumpra o que a lei exige.
ol]:!pt-0 [&>ol]:!pb-0 [&>ul]:!pt-0 [&>ul]:!pb-0″> Obtenha consentimento explícito: Garantir que o consentimento seja dado livremente, específico, informado e inequívoco.
ol]:!pt-0 [&>ol]:!pb-0 [&>ul]:!pt-0 [&>ul]:!pb-0″> Permitir retirada fácil: permite que os indivíduos retirem facilmente o consentimento a qualquer momento.
Regras de consentimento rigorosas permitem que as pessoas controlem os seus dados e reforçam o seu compromisso com a privacidade.
7. Revise e atualize regularmente as medidas de conformidade
A conformidade com o GDPR não é uma meta estática. Requer atenção e adaptação contínuas. É essencial realizar auditorias regulares para avaliar a conformidade e identificar áreas de melhoria.
Você também precisará atualizar as políticas e até mesmo alterar suas medidas de conformidade para se adequar a novos regulamentos ou alterações nas regras existentes.
Falando nisso, você precisará ficar de olho nas mudanças na legislação para manter seu site sempre atualizado e em conformidade.
Análises e atualizações regulares garantem que suas medidas de conformidade permaneçam eficazes e alinhadas com as regulamentações atuais.
Suas perguntas mais urgentes sobre o GDPR foram respondidas
O GDPR pode ser um tópico complicado de navegar. Para ajudá-lo a compreender os regulamentos e garantir a conformidade, aqui estão as respostas para algumas das perguntas mais comuns do GDPR e nossas respostas a elas:
1. Quando tenho um cliente de site de um país fora da UE, preciso pensar no consentimento dos cookies?
Sim, se o seu site for acessível a indivíduos na UE, você deverá obter consentimento para o uso de cookies, independentemente de onde o seu cliente esteja baseado. O GDPR exige consentimento claro e informado para o uso de cookies que rastreiam informações pessoais.
2. Incluir o Google Analytics ou o Google Fonts significa que devo informar os usuários?
Sim, incluindo ferramentas como Google Analytics ou Google Fonts pode envolver o processamento de dados pessoais, como endereços IP. Você deve informar os usuários sobre isso em sua política de privacidade e obter consentimento, se exigido pelo GDPR.
3. Se as imagens forem veiculadas a partir de uma CDN ou apenas de um servidor nos EUA, devo alertar os usuários sobre isso?
Se o CDN ou o servidor processar dados pessoais de cidadãos da UE, deverá informar os utilizadores sobre isso. A transparência sobre o processamento de dados, incluindo onde e como os dados são armazenados e transferidos, é um princípio fundamental do GDPR.
4. E o MailChimp? Eles não cuidam apenas das minhas responsabilidades do GDPR?
Embora MailChimp ofereça recursos compatíveis com GDPR, ele não isenta você de suas responsabilidades. Você deve garantir que está usando esses recursos corretamente e que suas atividades gerais de processamento de dados estão em conformidade com o GDPR.
5. Como o GDPR afeta especificamente as pequenas empresas?
O GDPR se aplica a todas as empresas, independentemente do tamanho, que processam dados pessoais de cidadãos da UE. As pequenas empresas devem cumprir os mesmos regulamentos, embora algumas disposições possam variar com base no volume e na natureza do processamento de dados.
6. A conformidade com o GDPR pode ser automatizada e quais ferramentas estão disponíveis?
Embora alguns aspectos da conformidade com o GDPR possam ser automatizados, como o gerenciamento de consentimento, isso requer uma abordagem abrangente. Ferramentas como OneTrust, TrustArc e outras podem ajudar na automação, mas não podem substituir uma compreensão e implementação completas dos princípios do GDPR.
7. Quais são as penalidades pelo não cumprimento do GDPR?
As sanções por incumprimento podem ser severas, desde advertências a multas até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual global da empresa, o que for maior.
8. O que constituem dados pessoais nos termos do GDPR?
Os dados pessoais ao abrigo do GDPR incluem qualquer informação que possa identificar um indivíduo, direta ou indiretamente. Isso inclui nomes, endereços de e-mail, números de telefone, endereços IP e muito mais.
9. Como lidar com violações de dados no âmbito do GDPR?
O GDPR exige que as organizações relatem violações de dados à autoridade supervisora relevante dentro de 72 horas após tomarem conhecimento da violação. Os indivíduos afetados também devem ser notificados se houver um risco elevado para os seus direitos.
O GDPR é mais do que apenas marcar caixas
O GDPR não é uma mera obrigação regulatória, mas um compromisso de respeitar os direitos individuais de privacidade e garantir a segurança dos dados. Compreender e implementar os princípios do GDPR em suas operações comerciais é essencial se você deseja promover confiança, transparência e responsabilidade.
Pode parecer assustador no início, mas com a abordagem e as ferramentas certas, você pode atender a esses requisitos.
Mas lembre-se de que a conformidade com o GDPR é um processo contínuo que requer auditorias regulares, atualizações de políticas e treinamento. Mantenha-se informado, seja proativo e adote o GDPR como um passo em direção a uma experiência online mais segura e focada na privacidade para todos.
