O processo do ciclo de vida do contrato muitas vezes pode ser tedioso, pois fica sentado em uma reunião decidindo quais mudanças precisam ser feitas, onde devem ser feitas e como devem ser feitas.
Imprimir o contrato e enviá-lo a cada signatário do contrato, esperando que não tenha perdido nenhuma página para que você não precise reiniciar o processo do zero.
Colocar o processo de gerenciamento de contratos on-line pode ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro, reduzindo a necessidade de reuniões intermináveis, rastreando facilmente as alterações e simplesmente enviando a versão eletrônica do contrato para assinatura.
Se você ainda não tem certeza de como colocar o ciclo de vida do contrato on-line, continue lendo para saber mais sobre como automatizar o processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
Software de gerenciamento de contratos: como automatizar contratos?
O objetivo da automação é agilizar o processo, no que diz respeito aos seus contratos isso incluirá criação, execução e gerenciamento. Há várias etapas a serem consideradas quando se trata de processos de ciclo de vida de gerenciamento de contratos.
Primeiro, você precisa avaliar suas necessidades e o que exige do gerenciamento de contratos. Leve em consideração os tipos de contratos com os quais você lida principalmente e quaisquer recursos específicos que você possa precisar do seu software, como controle de versão, assinaturas eletrônicas e modelos.
Depois de saber o que precisa, você precisa escolher o software certo para você. Não se preocupe, listamos o melhor abaixo.
Agora que você escolheu seu software, é hora de configurar seus modelos. O uso de modelos garante consistência e eficiência. Certifique-se de incluir espaços reservados para informações dinâmicas, como dados pessoais, datas, valores e assinaturas.
Estabeleça seus fluxos de trabalho de aprovação automatizados para garantir que seus contratos sejam encaminhados pelos canais corretos. Defina claramente as regras de escalonamento que podem resultar em uma tomada de decisão mais rápida.
Configure notificações e alertas à medida que seu contrato avança no processo de ciclo de vida. Isso também deve incluir controle de versão para que você possa rastrear alterações e atualizações feitas no contrato.
Você deve garantir que seus contratos estejam em conformidade com os regulamentos do setor. Certifique-se de levar em consideração quaisquer medidas de segurança que você possa precisar implementar se informações confidenciais forem incluídas em seus contratos.
Depois de configurar sua automação, é importante fornecer aos usuários treinamento adequado para garantir que o software seja implementado corretamente. Também recomendamos a realização de auditorias regulares ao seu processo de automação para identificar áreas de melhoria e garantir a eficiência.
Benefícios da automação do ciclo de vida do gerenciamento de contratos
Automatizar o processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato não apenas economiza papel, esse processo pode oferecer a você e à sua empresa uma vantagem competitiva, pois você pode obter mais controle sobre seus contratos, avançar pelo processo com mais rapidez, obter maior conhecimento do processo e acompanhar o processo por toda parte.
Gerenciamento de contratos mais rápido
A implementação de modelos pré-aprovados para tipos de contrato comuns pode garantir que seus contratos estejam em conformidade legal e incluam as cláusulas necessárias. Isso reduz o tempo que você levaria para criar cada contrato do zero.
Ao incluir dados dinâmicos, você pode incluir automaticamente informações específicas de um destinatário do contrato sem precisar copiar e colar do seu banco de dados do Salesforce.
Maior Visibilidade e Transparência
A mitigação de riscos, a tomada de decisões eficazes e o aumento da confiança das partes interessadas podem ser alcançados através do aumento da visibilidade e da transparência.
Definir controles de acesso garante que apenas usuários autorizados possam acessar seus documentos e fazer alterações neles.
As trilhas de auditoria também são importantes para manter um registro de quem fez alterações e quando, o que é especialmente valioso durante a fase de negociação de qualquer documento.
Rastreamento em tempo real
Ter visibilidade imediata do status e do andamento do seu contrato pode garantir que você fique por dentro de tudo.
Nada pode escapar quando você tem controle total sobre as alterações que estão sendo feitas e quando elas acontecem. Isso pode incluir quando os documentos estão sendo acessados, editados e assinados.
Software de gerenciamento do ciclo de vida de contratos para fluxo de trabalho de gerenciamento de contratos
Redirecione, edite e comente qualquer contrato enquanto rastreia cada etapa dentro do Salesforce com o software de gerenciamento de ciclo de vida de contrato sem código da Titan.
Este software Salesforce CLM revolucionário traz colaboração, rastreamento e atualizações em tempo real em um só lugar. Nunca mais fique sem um software de gerenciamento de contratos escolhendo o Titan.
Rastreamento de 360 graus
Usando o Titan, você pode gerenciar, revisar e rastrear todas as alterações feitas em seus contratos diretamente no Salesforce, proporcionando uma visão de 360 graus do ciclo de vida do seu contrato.
Isso fornece visibilidade completa de cada conteúdo alterado em tempo real.
Aprovar ou rejeitar alterações
Os proprietários de contratos podem aprovar ou rejeitar facilmente alterações para fazer os melhores negócios. Essas alterações serão refletidas instantaneamente em seus contratos. Todas as alterações também são rastreadas para que você possa manter uma auditoria de como seu documento foi alterado ao longo do processo do ciclo de vida.
Colaborativo e Flexível
Você pode adicionar e remover participantes em qualquer estágio do processo do ciclo de vida do contrato, o que significa que você tem controle total sobre quem tem acesso para fazer alterações em seu documento, independentemente do estágio em que ele se encontra.
O Titan oferece atualizações em tempo real para que você possa se manter atualizado sobre as alterações e sugestões feitas pelos colaboradores e reagir rapidamente às alterações solicitadas pelos signatários dos documentos.
Econômico e competitivo
O Titan tem um preço mais competitivo do que outras alternativas que você pode estar procurando atualmente. Esta ferramenta está totalmente integrada ao Salesforce para que você tenha certeza de que não haverá custos ocultos necessários para integrar o Titan ao Salesforce.
Ciclos de vida de contrato eficientes
Você não precisa mais perder tempo sentado em reuniões discutindo mudanças ou precisando manter controle constante de documentos em papel.
Titan CLM oferece documentos totalmente digitalizados e automatizados no Salesforce para garantir que o processo não seja apenas mais eficiente, mas também mais seguro.
Titan CLM: Melhor Software de Gerenciamento de Contratos
Se você está procurando uma solução de gerenciamento de contratos eficaz e eficiente, não procure além do Titan para cumprir seu processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
Esta ferramenta é totalmente integrada ao Salesforce para que você possa aproveitar seus dados do Salesforce enquanto usa a interface sem código fácil de usar do Titan para criar uma variedade de contratos.
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