Como Enfrentar Grandes Projetos

É o sonho de todo freelancer. É um grande projeto que paga bem. Isso pode mantê-lo ocupado por meses. Parece bom, não é? Mas como você administra isso se ele aparecer no seu caminho?

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Quanto maior o projeto, maior a probabilidade de um freelancer ficar sobrecarregado. Se você não organizar bem um projeto grande, pode até perder o prazo. Um prazo perdido pode significar perder seu cliente e talvez até sua reputação.

Existe uma maneira melhor. Os princípios de gerenciamento de projetos ajudam você a organizar seus grandes projetos para que funcionem sem problemas.

Primeiro, vamos definir o gerenciamento de projetos. De acordo com a Associação de Gerenciamento de Projetos,

O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, conhecimentos, habilidades e experiência para alcançar os objetivos do projeto.

A maioria dos freelancers entende por que conhecimento, habilidades e experiência são importantes para concluir seus projetos. Mas alguns recusam a ideia de usar processos e métodos. Freelancers criativos às vezes sentem que muita estrutura tira sua criatividade.

Freelancers devem acolher processos e metodologia. Em vez de sufocar a criatividade, eles permitem que você faça mais. Para a maioria de nós, mais trabalho feito significa mais renda. Isso é uma coisa boa. Além disso, ter boas habilidades de gerenciamento de projetos permite que você lide com projetos freelancers maiores. Com habilidades de gerenciamento de projetos, você pode gerenciar outros profissionais autônomos e assumir mais trabalhos.

Projetos maiores tendem a pagar mais. Se você puder lidar com grandes projetos, terá mais valor para seus clientes. Você também terá mais chances de atrair novos negócios. Na verdade, os gerentes de projeto são procurados por projetos corporativos e governamentais. De acordo com uma pesquisa da Payscale.com, o salário de um gerente de projeto nos EUA em janeiro de 2023 variava de US$ 52.000 a US$ 116.000.

Neste tutorial, apresento uma visão geral rápida sobre gerenciamento de projetos. Começo comparando os métodos Ágil e Tradicional. Em seguida, forneço métodos práticos que você pode aplicar aos seus próprios projetos freelance.

Comparando Processos

É importante entender que o gerenciamento de projetos é um campo enorme. Existem muitas metodologias diferentes de gerenciamento de projetos, algumas das quais são patenteadas. Aqui estão apenas algumas das diferentes metodologias disponíveis:

1. métodos ágeis
2. Lean (um método ágil)
3. Scrum (um método ágil)
4. Seis Sigma
5. Métodos em cascata (também chamados de Tradicionais)
6. PRINCE2 (popular no Reino Unido)

Cada uma dessas metodologias possui variações e submetodologias. Não deixe que os nomes de todos esses métodos o confundam. Os gerentes de projetos corporativos precisam entendê-los bem. Como freelancer, você provavelmente usará apenas um dos dois métodos: Agile ou Waterfall (também chamado de Tradicional).

Os gerentes de projetos corporativos também usam alguns termos muito específicos. TechRepublic publicou uma ótima lista de termos de gerenciamento de projetos que você pode consultar se encontrar um termo com o qual não está familiarizado. Para este tutorial, vamos nos concentrar em duas definições que talvez você não conheça:

Escopo:

…a maneira como você descreve os limites do projeto; define o que o projeto vai entregar e o que não vai entregar… (TechRepublic)

Entregável:

…qualquer resultado tangível produzido pelo projeto… (TechRepublic)

Outros termos são autoexplicativos ou definidos neste tutorial.

Uma das primeiras decisões que você tomará como gerente de projeto freelance é usar um processo de gerenciamento de projeto Agile ou Tradicional. Esta seção compara os dois tipos de processos de gerenciamento de projetos. Isso ajudará você a decidir qual método funciona melhor para o seu projeto.

Escolhendo um Processo Ágil

O gerenciamento ágil de projetos é baseado nos doze princípios do Manifesto Ágil. É frequentemente usado para projetos de desenvolvimento de software. Aqui estão algumas características de projetos adequados ao gerenciamento de projetos Agile:

• A entrega do projeto não está bem definida ou é provável que mude.
• O projeto tem entregas múltiplas ou em fases.
• O projeto tem um número definido de recursos.
• O cliente está disponível durante todo o processo.
• O horário é muito flexível.

Um exemplo de um bom projeto Agile é o lançamento de um novo aplicativo de software. O aplicativo será lançado em fases. As características da primeira fase são bem conhecidas. As características da última fase não são bem definidas e podem mudar ao longo do tempo. O cliente também deseja reuniões frequentes de brainstorming.

Para saber mais sobre o processo de projeto Agile, confira os seguintes tutoriais gratuitos do Tuts+:

Agile é uma ótima metodologia para muitos projetos. Mas alguns projetos são melhor gerenciados em um processo mais tradicional.

Escolhendo um Processo Tradicional

Neste tutorial, eu me concentro em como o gerenciamento de projetos Tradicional (ou Waterfall) ajuda você a gerenciar um projeto freelancer.

Embora o Agile seja popular, há momentos em que um processo Tradicional faz mais sentido. Aqui estão as características de um projeto adequado ao gerenciamento de projetos tradicional:

• O escopo do projeto está bem definido e provavelmente não mudará.
• O projeto tem uma única entrega.
• Os recursos para o projeto podem ser ajustados.
• O envolvimento do cliente no projeto é limitado depois que o escopo é acordado.
• O prazo ou data de entrega está definido e firme.
• O cliente requer gerenciamento de projeto Tradicional.

Um exemplo de projeto Tradicional é a implantação de um site de comércio eletrônico para uma empresa com poucos produtos. Não faz sentido implantar o projeto em fases porque o resultado final é conhecido e é improvável que mude. O cliente dá a você os requisitos, mas quer que você lide com isso a partir daí. Na verdade, a disponibilidade do cliente durante o projeto será limitada.

Gerenciamento Tradicional de Projetos

Esta seção identifica as cinco fases de um projeto em um processo de gerenciamento de projeto tradicional. Metodologias diferentes usam termos diferentes, mas o que acontece em cada fase é semelhante.

Roli Pathak, escrevendo em PM project-management.com, oferece uma boa descrição das fases tradicionais do projeto:

1. Iniciar
2. Plano
3. Executar
4. Ao controle
5. Fechar

Explicarei como você pode aplicar cada fase ao seu projeto na próxima seção. Por enquanto, vamos ver as vantagens e desvantagens do gerenciamento de projetos tradicional.

Vantagens do Processo Tradicional

• O gerenciamento de projetos tradicional permite que a equipe trabalhe com menos supervisão do cliente.
• Há menos mudanças no projeto.
• O gerenciamento de projetos tradicional inclui um escopo bem definido.

Desvantagens do Processo Tradicional

• É difícil processar mudanças.
• O cliente está menos envolvido.

Agora que você tem uma visão geral do gerenciamento de projetos, está pronto para usá-lo.

Usando o Gerenciamento de Projetos

Você pode aplicar um processo de gerenciamento de projeto tradicional ao seu projeto de freelancer. Adaptei as fases tradicionais de gerenciamento de projetos para freelancers. Aqui estão as cinco fases do gerenciamento de projetos novamente e uma descrição do que acontece durante cada fase para você, o freelancer:

1. Obter Requisitos (Iniciar). O cliente manifesta interesse em fazer um projeto com você. Verifique se você possui os recursos básicos (incluindo subcontratados) para realizar o projeto. Peça um escopo detalhado do projeto. Confirme também se o seu entendimento do escopo está correto com o cliente.
2. Plano. Estime a quantidade de esforço que o projeto requer e agende o trabalho. Divida o projeto em partes menores (geralmente chamadas de estrutura analítica do projeto) para criar um plano gerenciável. Defina suas metas internas e certifique-se de que seu plano atenda às metas do cliente. Obtenha um contrato ou acordo assinado com o cliente e receba o pagamento inicial.
3. Desenvolvimento (Executar). Você (e quaisquer freelancers que contratou) executa as principais tarefas do projeto. Se você é um desenvolvedor da web, é aqui que você cria páginas da web. Se você é um escritor, é aqui que você cria o rascunho.
4. Revisão/Teste (Controle). Durante o curso do projeto, compare seu progresso com o plano. Se você ficar para trás, tome medidas para garantir que você volte ao plano programado. Verifique seu trabalho durante esta fase para garantir que não haja erros e que atenda ao escopo do projeto. Se você tiver uma equipe, revise o trabalho uns dos outros. Se não, examine seu próprio trabalho com cuidado. Pular esta fase pode resultar em um cliente insatisfeito e muito retrabalho. Para grandes projetos, você pode precisar de um especialista independente no assunto para revisão ou teste.
5. Conclusão/Manutenção (Fechar). Entregue o projeto ao cliente. Cobrar o restante das taxas do projeto. Se o projeto exigir suporte e manutenção contínuos, providencie para lidar com eles (por um custo extra). Como freelancer, é uma boa ideia pedir mais trabalho neste momento.

À medida que avança nas etapas de gerenciamento do projeto, você precisará de ferramentas para ajudá-lo. Para projetos de pequeno a médio porte, crie planilhas de projeto personalizadas usando ferramentas como o Planilhas Google (gratuito) ou o Microsoft Excel. Para projetos maiores, você pode precisar de uma ferramenta mais complexa, como Microsoft Project ou Jira.

Se você seguiu o processo de gerenciamento de projetos, provavelmente evitou muitos problemas comuns de projetos.

Evitando armadilhas no gerenciamento de projetos

Para projetos maiores, o processo de gerenciamento de projetos ajuda a evitar as armadilhas comuns do freelancer. Aqui estão sete problemas que freelancers frequentemente enfrentam e uma explicação de como o processo de gerenciamento de projetos ajuda em cada um:

1. Não entender o que o cliente quer. No processo de gerenciamento de projetos, o cliente concorda com os requisitos (também conhecidos como escopo) durante a primeira fase. O escopo se torna parte do contrato.
2. Subestimar o tempo do projeto. Com o gerenciamento de projetos, sua estimativa é mais precisa porque você a baseia em um escopo mais detalhado.
3. Cobrança insuficiente para o projeto. É menos provável que você cobre menos pelo projeto porque tem uma estimativa mais precisa.
4. Ficar para trás nas tarefas e, finalmente, entregar com atraso. Com um processo de gerenciamento de projetos, você sempre sabe como seu progresso se compara ao cronograma.
5. Entregar um projeto com problemas. O gerenciamento de projetos exige que você teste (ou controle) seu trabalho. É menos provável que você entregue um projeto com erros.
6. Mal-entendidos após a conclusão do projeto. Como o escopo está claramente definido desde o início, o cliente sabe exatamente o que você concordou em fazer.
7. Não obter negócios repetidos do cliente. Como parte da fase final, pergunte ao cliente se você pode lidar com suas necessidades de suporte ou manutenção.

Depois do Projeto

Mesmo após a conclusão do seu projeto freelancer, você ainda não terminou. Os melhores gerentes de projeto analisam os sucessos e fracassos de seus projetos. Você deveria fazer o mesmo.

Aqui estão algumas perguntas quando seu projeto terminar:

• O cliente ficou satisfeito? Se não, por que não? (Você pode ter que perguntar.)
• O projeto manteve-se dentro do cronograma? Se não, em que ponto saiu do cronograma? O que fez com que saísse do cronograma?
• As estimativas de tempo foram precisas para cada tarefa? Se não fossem, quanto tempo mais seria necessário?
• O que você aprendeu com este projeto? O que você gostaria de ter feito diferente?
• Com base nesse projeto, você precisa investir em mais ferramentas ou treinamento?

Registre suas respostas a essas perguntas e guarde-as em um local seguro. Revise suas respostas com os membros da equipe do projeto. Veja suas respostas antes de iniciar seu próximo projeto freelance para evitar cometer os mesmos erros em um novo projeto.

Depois de um projeto bem-sucedido, peça ao seu cliente para lhe dar uma recomendação enquanto seu trabalho ainda está fresco em suas mentes. Os gerentes de projetos corporativos geralmente pulam esta etapa, mas é vital para os gerentes de projetos autônomos.

Aqui estão alguns tutoriais do Tuts+ que ajudarão você a pedir depoimentos de clientes:

Conclusão

Este tutorial aborda um assunto complexo, gerenciamento de projetos tradicional, e o torna acessível para freelancers. Ele não pretende ser um recurso exaustivo sobre gerenciamento de projetos. Também não defende a metodologia tradicional de gerenciamento de projetos para todos os projetos freelance.

O gerenciamento de projetos é uma área em que a experiência e as opiniões divergem. Alguns pontos importantes a serem lembrados são que você deve planejar e organizar seus projetos freelance e que existem métodos comprovados para ajudá-lo a fazer isso.

Além disso, ser capaz de gerenciar projetos freelance aumenta seu valor como freelancer e o torna mais comercializável.

Nota editorial: este conteúdo foi publicado originalmente em 2015. Estamos compartilhando novamente porque nossos editores determinaram que essas informações ainda são precisas e relevantes.