Como manter seu funil de vendas sempre cheio

O que é um funil de vendas e como usá-lo? Se o seu trabalho depende dos clientes, você precisa saber.

Imagina isso:

Você entra no escritório em uma manhã de terça-feira e o chefe o chama para uma reunião para perguntar sobre suas próximas oportunidades de vendas. Você sempre se orgulhou de ser um espírito livre – um tipo de profissional de vendas que sai e faz as coisas acontecerem. Quando seu chefe pede uma lista das coisas em que você está trabalhando, você não tem nada a oferecer. Seu chefe não está feliz e agora sua semana inteira provavelmente está arruinada.

Isso acontece com muitos jovens profissionais de vendas que fecham alguns grandes negócios e pensam que são donos do mundo. Na profissão de vendas, a lua de mel com um representante que fecha um grande negócio acaba assim que a comissão é paga. Seu chefe (e o chefe dele) quer saber exatamente no que você está trabalhando e como você fará essa mágica acontecer novamente. Isso é difícil de conseguir sem usar um funil de vendas adequado.

Você pode rastrear seus leads de maneira confiável e movê-los para uma venda com um funil de vendas. Não é mágica; é um processo simples. Você pode configurar seu funil de vendas como uma planilha fácil de usar, trabalhar com ela como referência e relatar o progresso a partir dela.

Neste tutorial, você aprenderá como configurar seu funil de vendas e trabalhar suas oportunidades por meio dele.

O que é um funil de vendas?

Você pode ter ouvido o funil de vendas ser chamado de pipeline de vendas, mas um pipeline pode ser um nome enganoso por dois motivos.

1. Por um lado, um pipeline insinua que você tem um fluxo constante de oportunidades que serão fechadas em algum momento. Na realidade, você fechará em qualquer lugar entre 10 a 20 por cento de suas oportunidades. Um funil reduz seu conteúdo à medida que atinge a abertura, da mesma forma que você diminuirá suas oportunidades até que algumas comecem a fechar.
2. Outro problema com o termo “pipeline” é que ele indica um fluxo torrencial de oportunidades que parecem não vir de um ponto específico. Cada profissional de vendas cria suas próprias oportunidades. Da mesma forma que você despeja materiais em um funil de uma fonte fixa, você também preencherá seu funil de vendas com oportunidades que você cria a partir de seu próprio trabalho árduo.

Em um mundo ideal, seu funil de vendas é um relatório contínuo das oportunidades de vendas nas quais você está trabalhando. Você separa essas oportunidades com base na probabilidade de fechamento e, em seguida, organiza cada categoria pela data em que serão fechadas.

No mundo real, o funil de vendas acaba sendo apenas aquelas oportunidades que você acredita que fecharão. A maioria dos vendedores deixa de fora as oportunidades mais suaves porque não quer ter que explicar isso ao chefe todo mês. Esta é uma má ideia, porque até você começar a realmente trabalhar com uma oportunidade, você não tem ideia do seu verdadeiro potencial. Quando você o coloca no seu funil de vendas pela primeira vez, você está adivinhando se ele fechará ou não. Quanto mais oportunidades você estiver trabalhando, maiores serão suas chances de fechar mais vendas.

Vamos dar uma olhada em uma representação visual de um funil de vendas:

À medida que você trabalha com oportunidades, você começa a reduzi-las às que serão fechadas. Ao descartar oportunidades que não serão fechadas, você terá chances sólidas de gerar receita. Este é um funil de vendas e deve ser o foco absoluto de sua carreira de vendas.

Organizando seu funil de vendas

O objetivo deste tutorial é mostrar como um funil de vendas pode ser simples, mas útil. Existem muitos programas de computador disponíveis para ajudá-lo a manter seu funil de vendas, mas pode ser difícil usá-los se eles não estiverem vinculados ao banco de dados de clientes da sua empresa. No final, você precisa manter todos os seus dados em um local centralizado para poder acessá-los sempre que quiser.

As empresas agora estão permitindo que os profissionais de vendas acessem bancos de dados corporativos por meio de aplicativos móveis e uma variedade de outras ferramentas móveis. Portanto, não há necessidade de investir muito dinheiro em um software de funil de vendas que você provavelmente nunca poderá usar. Uma alternativa é simplificar e usar um programa de planilhas como Excel ou Google Sheets para organizar seu funil de vendas.

Aqui está um exemplo de planilha de funil de vendas:

Você pode baixar esta planilha de funil de vendas e personalizá-la para atender às suas necessidades.

Vamos dar uma olhada na primeira seção desta planilha de funil de vendas:

É importante entender os termos destacados (mostrados acima) para trabalhar com esta planilha:

• Probabilidade – Esta é a probabilidade de que a oportunidade seja fechada. Você pode quebrar isso como quiser. No exemplo, temos designações de probabilidade zero, 25, 50 e 75%. Se você deseja criar um caminho diferente para cada uma de suas oportunidades, vá em frente.
• receita – Este é o valor da receita que a oportunidade vale. Este é geralmente um valor aproximado e deve ser atualizado com frequência.
• Encontro – Esta é a data em que você estima que a oportunidade será fechada. É aceitável usar apenas o mês e o ano, a menos que você saiba a data exata em que a oportunidade será fechada.

A maioria dos trabalhos de vendas exige que os relatórios do funil de vendas sejam feitos pelo menos uma vez por mês. Alguns gerentes de vendas podem até exigir atualizações bimestrais. Quando você cria uma planilha eficaz, basta enviá-la ao seu gerente para facilitar a leitura do seu relatório.

Seu funil de vendas é uma ferramenta pessoal que você usa para expandir sua base de clientes e aumentar sua receita. A menos que sua empresa tenha regras rígidas sobre como deseja que seu funil seja configurado, torne-o o mais simples possível. Quanto mais organizado você for, mais eficaz será.

Qualificação de um lead de chamada fria

Um bom profissional de vendas gasta muito tempo coletando e qualificando leads para colocá-los no lugar certo em seu funil de vendas. Obviamente, cada lead começa no topo do funil e é descartado ou desce até o final. Mas como você deve saber se um lead será fechado ou não?

Quando você trabalha em um funil de vendas, todas as oportunidades devem ser definidas em zero por cento até que você converse com um tomador de decisão. Você fará meia dúzia de telefonemas e fará muita pesquisa sobre uma empresa até finalmente chegar a um tomador de decisão. Mesmo depois de fazer todo esse trabalho, a oportunidade ainda permanece em zero por cento até que o tomador de decisão realmente pegue o telefone e dê apenas um momento de seu tempo.

Todo funil de vendas é baseado na preferência pessoal do profissional de vendas, mas é melhor você poder comprovar suas afirmações com fatos:

• Se o tomador de decisão desligar na sua cara, então descarte essa oportunidade.
• Se o tomador de decisão indicar interesse em obter algumas informações e agendar uma ligação de acompanhamento, coloque essa oportunidade em 25%.
• Se você receber uma reunião com o tomador de decisões, coloque essa oportunidade em 50%. Quando você recebe uma reunião de vendas, você tem pelo menos 50/50 de chance de fechar a venda.

Alguns profissionais de vendas têm um método elaborado para qualificar leads de chamadas frias. Isso é aceitável, desde que você seja capaz de explicar seu sistema rapidamente ao seu gerente.

Se você deseja ser eficiente, torne seu sistema fácil de explicar, fácil de seguir e use-o para separar suas oportunidades em categorias com as quais você pode trabalhar.

Atribuindo uma data de fechamento a um lead

Você conhece o ciclo médio de vendas de seus produtos ou está apenas adivinhando? Os ciclos de vendas podem variar de uma hora a um ano ou mais. Todo profissional de vendas precisa conhecer seu ciclo de vendas antes de atribuir datas de fechamento prospectivas aos leads do funil de vendas.

Depois de conhecer seu ciclo de vendas, é simples atribuir uma data de fechamento prospectiva a cada lead. Se o ciclo de vendas for de um mês e sua probabilidade de fechamento for de 50%, defina uma data de fechamento daqui a duas semanas. Se sua probabilidade de fechamento é atualmente zero por cento porque você acabou de começar a trabalhar com o lead, sua data de fechamento em perspectiva seria daqui a um mês. É tão fácil.

Seu funil de vendas é sua lista de tarefas de vendas, mas sempre será uma estimativa. Quando você move uma oportunidade para uma probabilidade de 75%, está apenas aguardando o pedido de compra. Às vezes, essa espera pode ser semanas ou até meses. O ciclo de vendas é uma média, mas é tudo o que você tem quando está estimando as datas de fechamento prospectivas.

Melhorando suas chances de receita

Este é um tutorial sobre o funil de vendas, então não vamos nos aprofundar muito na técnica de vendas. Mas se você quiser mover uma oportunidade de uma probabilidade de zero por cento para 75 por cento de probabilidade, então você precisa trabalhar esses leads e ser persistente.

Um funil de vendas é eficaz porque mapeia seus objetivos de maneira muito simples. Seu objetivo deve ser mover o maior número possível de oportunidades de zero por cento para a coluna de 75 por cento. Você deve carregar a coluna de zero por cento e, em seguida, trabalhar para mover suas oportunidades até que elas fechem.

Suas projeções de vendas serão baseadas nos números de receita encontrados nas colunas de 50 e 75 por cento. Um bom funil de vendas torna mais fácil criar um caminho para o sucesso e relatar esse caminho para as pessoas que assinam seus contracheques.

Removendo oportunidades do seu funil

A coisa mais difícil para qualquer profissional de vendas é admitir que está derrotado. Muitos profissionais de vendas novatos continuarão trabalhando com zero por cento de oportunidades por meses antes de finalmente desistirem. A única coisa que faz é impedir que você saia por aí e encontre novas oportunidades que possam gerar receita real.

Se o seu ciclo de vendas for de um mês, cada oportunidade deve receber uma semana para passar de uma coluna para a próxima. Se você não puder atualizar a oportunidade em uma semana, descarte-a. Quando uma oportunidade atinge a coluna de 75%, você está nos estágios finais de fechamento e aguardando um pedido de compra. É comum que um profissional de vendas deixe esse tipo de oportunidade em seu funil de vendas por meses. Afinal, uma venda é uma venda. Mas, a menos que você seja informado diretamente de que o pedido de compra não está chegando, é aceitável continuar acompanhando até que o pedido de compra chegue.

Em algum momento, um profissional de vendas precisa remover oportunidades mortas de seu funil. Você não pode olhar para isso como um sinal de derrota, porque isso implicaria que você pode fechar 100% de suas oportunidades. Isso não é realista. Afaste as oportunidades mortas do seu caminho e avance para leads mais promissores.

O certo e o errado dos funis de vendas

• Coloque todas as oportunidades em que você está trabalhando em seu funil. Seu funil de vendas deve ser seu guia sobre quais oportunidades você está trabalhando. Se não estiver no seu funil, você não estará trabalhando nele.
• Trate seu funil de vendas com respeito. Se você não mantiver um funil de vendas preciso e confiável, não poderá ter sucesso como profissional de vendas.
• Crie um funil de vendas que você possa compartilhar com outras pessoas. Seu gerente de vendas e alguns de seus colegas de equipe podem precisar consultar seu funil de vendas enquanto você estiver fora do escritório ou por outros motivos. Torne seu funil fácil de ler e certifique-se de que as informações sejam fáceis de seguir.
• Não mova as oportunidades de volta. Se você tem uma oportunidade de 25% e está pensando em movê-la de volta para zero por cento, descarte-a do seu funil de vendas.
• Não force oportunidades em seu funil de vendas. A razão pela qual seu funil de vendas parece vazio é porque você não está fazendo seu trabalho de coletar oportunidades. Não invente oportunidades apenas para tornar seu funil mais robusto. Você estará enganando a si mesmo e sua empresa se fizer isso.
• Não negligencie seu funil de vendas. Pode ser difícil para um jovem profissional de vendas adquirir o hábito de atualizar um funil de vendas toda vez que houver contato com um cliente, mas é uma parte necessária do sucesso de vendas. Se você cuidar do seu funil de vendas, o seu funil de vendas cuidará de você.

Nota Editorial: Este conteúdo foi publicado originalmente em 2014. Estamos compartilhando-o novamente porque nossos editores determinaram que essas informações ainda são precisas e relevantes.