Agora, antes de mergulhar, precisamos abordar o maior problema com qualquer sistema de organização de arquivos: você. Não faz sentido configurar um sistema de arquivos intrincado em que cada pasta é codificada por cores, marcada e referenciada com todas as outras pastas. Vai durar cerca de três minutos.
Sua primeira prioridade, então, é implementar um sistema que você possa realmente aderir. Eu quero que você vá e olhe em seu armário; se tudo estiver bem organizado, ótimo, você pode começar com o material avançado. Por outro lado, se você não consegue manter suas camisas e meias separadas, então você precisa começar com uma configuração realmente simples que você será capaz de manter. Lembre-se, como acontece com qualquer meta – e temos um guia completo para definição de metas que você deve conferir – a consistência é a coisa mais importante. Você pode adicionar mais complexidade posteriormente.
Com isso resolvido, você está pronto para aprender a organizar pastas? Vamos começar.
Como organizar arquivos de computador: decidir sobre uma estrutura
Existem três maneiras principais de estruturar seu sistema de arquivos: baseado em projeto ou cliente, baseado em data e baseado em tipo de arquivo. Existem prós e contras para cada método de organização de pastas e você pode usar uma combinação, por exemplo agrupar tudo por projeto, mas dentro de cada projeto agrupar coisas por tipo de arquivo ou agrupar tudo por ano, mas dentro de cada ano agrupar por cliente.
Vejamos cada maneira de organizar os arquivos do computador. Você deve escolher o método que parece se adequar melhor ao seu fluxo de trabalho e cumpri-lo.
1. Sistema de organização de arquivos baseado em projeto ou cliente
Um projeto ou estrutura baseada no cliente é talvez o mais simples de se manter. Cada projeto ou cliente – como você divide as coisas realmente depende do tipo de trabalho que você faz – obtém sua própria pasta dedicada. Dentro de cada projeto ou pasta do cliente, você mantém todos os arquivos e documentos relevantes.
O que faz um projeto ou configuração de cliente funcionar tão bem é que ele não tem cérebro. Se o arquivo A tiver a ver com o cliente X, ele vai para a pasta X. Se o arquivo B tiver a ver com o cliente Y, então, surpreendentemente, vai para a pasta Y.
Se você tiver vários projetos para os mesmos clientes, poderá atribuir a cada projeto sua própria pasta de nível superior ou ter pastas de projetos individuais dentro de cada pasta de cliente.
Onde um projeto ou sistema de arquivos baseado em cliente começa a desmoronar é quando você lida com muitos arquivos gerais que têm a ver com vários projetos ou com a organização como um todo. Você pode raspar uma pasta de arquivo de projeto “Geral”, mas isso pode criar rapidamente mais problemas do que resolver. Da mesma forma, arquivos duplicados quase nunca são a resposta.
A outra vez em que você pode ter dificuldades com a configuração de um projeto ou cliente é quando há muitos arquivos diferentes, então cada pasta é uma bagunça total. A solução é usar uma das duas configurações a seguir em seu projeto ou nas pastas do cliente.
Em geral, eu recomendo ir com um projeto ou cliente configurado por padrão. É tão simples de manter e dará ao seu computador um pouco da organização necessária. Mesmo que cada projeto ou pasta do cliente esteja um pouco bagunçado, as coisas ficarão muito melhores do que antes.
2. Sistema de organização de arquivos baseado em data
Com uma estrutura baseada em data, você normalmente tem uma pasta para cada ano com uma subpasta para cada mês. Dependendo de quantos arquivos você trabalha, você também pode ter mais subpastas para cada semana, embora provavelmente seja demais.
O bom de uma estrutura baseada em datas é que facilita muito a localização de arquivos de um determinado período, por exemplo, para examinar as finanças do ano passado em janeiro.
Uma estrutura baseada em data é melhor quando você executa as mesmas tarefas ou trabalha com arquivos semelhantes regularmente. Se você receber relatórios financeiros ou de marketing semanais que são o mesmo documento, apenas com números diferentes, é ideal. Você realmente não pode agrupar esse tipo de arquivo por projeto, pois rapidamente terá 200 relatórios em cada pasta – e tudo é o mesmo projeto de qualquer maneira – então você está de volta à estaca zero.
Os problemas de uma estrutura baseada em datas estão relacionados aos seus pontos fortes. A menos que você tenha um grande número de arquivos semelhantes, é um exagero e você não se incomodará em mantê-lo. Além disso, não funciona muito bem se você estiver trabalhando no mesmo arquivo por um longo período de tempo. Você deixa a apresentação de marketing na pasta do mês em que foi criada? O mês em que você terminou? O mês em que você o usou pela última vez?
Pense em que tipo de trabalho você faz. Provavelmente será muito óbvio se um sistema baseado em data é adequado para você ou não.
3. Sistema de organização de arquivos baseado em tipo de arquivo
Um sistema baseado em tipo de arquivo agrupa tudo em pastas com base no tipo de arquivo. Isso não precisa ser estritamente por tipo de arquivo de computador, mas pode usar pastas com nomes como:
- marketing
- apresentações
- finanças
- e similar
Dentro de cada pasta, você coloca todos os arquivos desse tipo.
As estruturas baseadas em tipo de arquivo normalmente não funcionam muito bem como sua estrutura de nível superior, a menos que você trabalhe apenas para uma empresa – ou para você mesmo – e não tenha muitos arquivos para lidar. Na verdade, eu uso um, pois meu trabalho é amplamente agrupado em redação, fotografia e faturamento.
Para a maioria das pessoas, uma estrutura baseada em tipo de arquivo funciona melhor quando está dentro de um cliente ou estrutura baseada em projeto ou data. Se as pastas do cliente estiverem ficando confusas, adicionar subpastas baseadas em tipo de arquivo é uma ótima maneira de resolver as coisas.
Mais uma vez, pense em que tipo de trabalho você faz. Se forem apenas algumas coisas repetidamente, um método de tipo de arquivo para organizar pastas pode ser o ideal para você. Caso contrário, continue a usá-lo para subpastas.
Um é nenhum e dois é um: backups
Agora que você já decidiu como vai organizar seus arquivos e pastas, precisamos falar sobre algo muito importante: os backups. Os discos rígidos podem – e falham – falhar. Você pode entrar em seu escritório uma manhã, ouvir um som estranho vindo do seu PC e nunca mais conseguir acessar os arquivos nele. Ou você pode ter seu laptop arrancado de sua mão em uma plataforma de trem enquanto toma um gole de seu café da manhã. Não basta apenas ter seus arquivos bem organizados, você precisa mantê-los seguros.
Temos um guia completo sobre como criar um plano de backup infalível, bem como artigos específicos sobre como fazer backup de seu PC ou Mac usando o Time Machine, portanto, verifique esses artigos para obter instruções específicas. Vou apenas dar uma visão geral aqui.
Quando se trata de bons backups, você precisa de várias camadas de segurança. É muito bom fazer backup de seu computador em um disco rígido externo, mas o que acontece se sua casa pegar fogo com o computador e a unidade de backup dentro? Todos os seus dados se foram. É aqui que entram os backups externos e os backups na nuvem.
Meu sistema preferido é manter todos meus arquivos importantes no meu Dropbox – embora você também possa usar o Google Drive ou o Microsoft OneDrive – para que, assim que eu os salve, eles sejam salvos na nuvem. Este não é um backup verdadeiro, pois não há controle de versão e opções de recuperação limitadas, mas é uma ótima primeira camada. Se você tem uma conexão rápida com a Internet, é permitido pela política corporativa e não trabalha com terabytes de dados, manter todos os arquivos em que trabalha em um serviço de nuvem é uma ótima maneira de mantê-lo seguro. Ele também tem a vantagem de tornar seus arquivos acessíveis de qualquer lugar.
Além de usar o Dropbox para manter meus dados seguros, também uso um serviço de backup em nuvem dedicado. Eu recomendo que você dê uma olhada no Backblaze. Isso não significa apenas que tenho duas cópias externas de todos os meus arquivos, mas também tenho a opção de restaurar versões anteriores e restaurar tudo, se necessário.
Por fim, quando estou fazendo algo em que há a possibilidade de perder muitos dados, como atualizar meu computador, crio um backup local para poder restaurar rapidamente as coisas sem ter que esperar que sejam baixadas da Internet.
Você não precisa copiar meu plano de backup exato, mas realmente deve ter um backup automático externo de todos os seus arquivos importantes. Se não o fizer, corre o risco de perder todos os seus dados.
Melhores práticas para organizar arquivos de computador
Como enfatizei no início deste artigo, a coisa mais importante sobre a criação de uma estrutura de arquivos organizada é que você se atenha a ela. Aqui estão algumas práticas recomendadas para fazer exatamente isso e também usar sua nova e organizada configuração.
- Ignorar a área de trabalho. Nunca armazene arquivos em sua área de trabalho. Parece apenas bagunçado e desordenado. Não há problema em arrastar um arquivo de uma chave USB para a área de trabalho, mas ele deve ser arquivado imediatamente.
- Ignorar downloads. Não deixe os arquivos ficarem na sua pasta de downloads. Arquive-os onde eles pertencem ou exclua-os.
- Arquive as coisas imediatamente. Se você esperar para arquivar as coisas, elas sairão do controle. Assim que você criar ou receber um arquivo, coloque-o em seu devido lugar.
- Classifique tudo uma vez por semana. Com isso dito, toda segunda-feira de manhã ou sexta-feira à noite, examine os arquivos nos quais você trabalhou naquela semana e verifique se eles estão no lugar certo. Organize as coisas, exclua todos os arquivos desnecessários e, em geral, impeça que as coisas fiquem confusas antes que fiquem muito ruins. Se você usa um Mac, existem aplicativos como o Hazel que podem automatizá-lo para você.
- Use nomes descritivos. Ao nomear seus arquivos, dê a eles nomes descritivos. “Plano de marketing” é ruim. “Plano de Marketing – Cliente X – Janeiro” é muito melhor.
- A pesquisa é poderosa. O recurso de pesquisa nos sistemas operacionais modernos é realmente poderoso. Se você não conseguir encontrar um arquivo procurando, tente procurá-lo. Se você nomeou seus arquivos e pastas corretamente, será fácil encontrá-los.
- Não use muitas pastas. Ter muitas pastas aninhadas é irritante. Cada pasta deve ter no mínimo cerca de 10 arquivos. Se você tiver apenas dois ou três arquivos em cada pasta, precisará reconsiderar sua estrutura.
- Fique com isso. Não desista depois de alguns dias. Sempre leva um tempinho para se adaptar a algo novo. Comprometa-se a usar sua estrutura de arquivos por algumas semanas antes de descartá-la.
- Continue ajustando. Os sistemas de cima para baixo são estúpidos; eles raramente funcionam. Comece com uma das estruturas que recomendo e ajuste-a à medida que avança. Adapte-o ao seu fluxo de trabalho em vez de tentar forçar seu fluxo de trabalho a se adaptar a uma estrutura de arquivo rígida.
Empacotando
Um computador organizado é muito mais agradável de usar. Se você sabe onde cada arquivo está armazenado, não é mais um pesadelo quando alguém vem e pede tal e tal arquivo de dois anos atrás; está localizado em uma pasta e subpasta chamada 2016 > Materiais de marketing ou algo semelhante.
E uma vez que você tenha um sistema de organização de arquivos instalado, não é tão difícil de manter. Basta levar algumas horas uma tarde para configurá-lo e você estará pronto para ir.
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