Como usar o Google Takeout para migrar seus dados para fora do Google Workspace

O Google Workspace é um conjunto de ferramentas de produtividade e colaboração para o local de trabalho. O Google oferece planos para empresas e organizações de todos os portes, desde empreendedores individuais até grandes empresas globais. O Google também oferece o Google Workspace for Education, um conjunto de serviços e ferramentas do Google para escolas de ensino fundamental e médio, cooperativas de ensino domiciliar e instituições de ensino superior.


Anteriormente G Suite, o Google Workspace é a versão do Google do Microsoft 365 Business. O Google Takeout é uma ferramenta gratuita que permite a migração de dados do Google para outra plataforma como o Microsoft 365 ou de uma conta do Google Workspace para outra. Ele também oferece a opção de transferir dados para alguns outros serviços de armazenamento em nuvem ou baixá-los diretamente para um computador.

Quais dados o Google Takeout pode migrar ou exportar?

O Takeout pode transferir dados de 54 produtos do Google diretamente para outro serviço de armazenamento em nuvem, como OneDrive, Box ou Dropbox. Você também pode transferir seus dados para uma nova conta ou para o Google Drive associado à sua conta pessoal do Gmail, caso pretenda continuar usando os serviços do Google. Se preferir baixar seus dados, você pode usar o Criar exportação opção para arquivar os dados em arquivos ZIP e baixá-los para seu armazenamento local.

Embora o Google Workspace tenha uma ferramenta de exportação de dados dedicada semelhante ao Google Takeout, ela só pode ser acessada por um superadministrador por meio do console administrativo. Um administrador normalmente o usa para transferir os dados de um usuário, como um ex-funcionário, de uma conta para outra conta existente na mesma organização. Você também pode fazer isso com o Google Takeout por meio de exportação e importação.

O Google Takeout também permite que os usuários baixem ou migrem seus dados diretamente, mas a opção de usar o aplicativo precisa ser permitida por um administrador. Se você não vir a opção de exportar seus dados, peça ao administrador para alterar as permissões e permitir o acesso.

Nosso foco é usar o Google Takeout para migrar seus dados do Google Workspace em vez da ferramenta de exportação de dados.

Como iniciar a migração do Google Workspace

Antes de começar, verifique se o Google Takeout é a escolha certa para você. Se você deseja transferir ou baixar apenas uma pequena quantidade de dados de um aplicativo do Google, como o Google Drive, considere mover os arquivos do drive manualmente. Será mais fácil evitar a perda de dados e garantir que você mantenha opções como permissões de compartilhamento e histórico de revisões.

O Google Takeout é a melhor opção quando você deseja migrar dados do Google Drive armazenados em várias pastas ou dados de vários produtos do Google, como Gmail, Google Fotos, Google Chats e Google Play Store. Primeiro, você decidirá quais dados deseja e o formato de arquivo em que deseja. Diferentes tipos de arquivo específicos do Google, como Planilhas ou Documentos Google, permitem que você exporte para outro formato de arquivo, como Microsoft Excel e DOCS, ou para formatos mais universais como PDF e CSV.

1. Faça login na sua conta do Google usando sua conta do Gmail ou do Google Workspace e vá para takeout.google.com.
2. Você pode não querer baixar dados de todos os produtos do Google. Clique Desmarcar todos e marque as caixas ao lado dos dados que deseja exportar ou migrar.

   

3. Os serviços que o oferecem têm um botão que diz Vários formatos. Clique aqui para garantir que seus arquivos estejam no formato desejado. Você só pode escolher um formato para cada tipo de arquivo. Por exemplo, o Google Docs pode ser exportado como PDF ou DOCX, não ambos.

   

4. Quando você rolar até o final da lista e escolher quais dados deseja exportar, certifique-se de que seus dados estejam preparados para transferência antes de clicar em Próxima Etapa.

Se você tiver apenas uma pequena quantidade de dados ou tiver certeza de que seus dados estão prontos para exportação, pule para Escolha transferir ou baixar seus dados em Google Takeout. O Google Takeout não é perfeito e recomendamos a leitura para garantir que seus dados estejam prontos antes de iniciar a transferência. Isso é especialmente verdadeiro para os dados que você possui no Google Drive.

Como preparar seus dados do Google Drive para a migração do Google Workspace

Sua exportação de dados do Google Drive provavelmente será sua maior dor de cabeça se você não reservar um tempo para preparar seus dados primeiro. Embora os arquivos originais permaneçam em seu Google Drive quando você cria uma exportação, há algumas coisas que você deve saber antes de exportar.

• As alterações recentes não estão incluídas no seu arquivo de download. Planeje um dia para exportar seus dados. Escolha um momento em que você não esteja fazendo alterações entre o momento em que solicita o download e o momento em que o arquivo é criado. Isso geralmente leva de 24 a 48 horas, mas pode levar dias para ser concluído.
• Crie uma pasta em Meu Drive especificamente para os dados nos quais você está trabalhando. Dessa forma, você pode garantir que fará o download de todas as alterações feitas posteriormente, pois elas estarão em um só lugar. Depois de receber seu arquivo de exportação do Google Takeout, você pode baixar a pasta diretamente do Google Drive.
• Faça uma captura de tela da sua estrutura de pastas. Pastas grandes podem ser divididas em vários arquivos ZIP em seu download e você deve juntá-los manualmente. Mapear seus dados e ter em mãos a estrutura de pastas facilita a tarefa.
• Verifique seu arquivo e pasta permissões. Você tem acesso a arquivos compartilhados restritos por meio da conta que a pessoa que compartilhou usou inicialmente. Isso não é transferido para uma nova conta e você perderá o acesso a uma tonelada de dados se excluir sua conta do Google após migrar seus dados. Se você não pode solicitar acesso à sua nova conta, verifique Compartilhou comigo e selecione suas unidades compartilhadas e, em seguida, baixe ou transfira manualmente os arquivos aos quais deseja manter o acesso.

  

• Copie os arquivos para os quais deseja exportar Minha unidade. Antes de solicitar o arquivo, certifique-se de que tudo o que deseja exportar está em Meu Drive. Se um arquivo estiver em Compartilhado comigo e não em Meu Drive, ele não será incluído em seu arquivo.

  

Se você não pode se apropriar de um arquivo compartilhado e não pode solicitar acesso novamente, você pode manter o arquivo baixando-o manualmente ou exportando-o em um formato de arquivo diferente, como PDF. Como alternativa, você pode fazer uma cópia do arquivo porque o arquivo copiado será de sua propriedade e não será mais compartilhado. Se tudo mais falhar e for um documento ou planilha, use a função copiar e colar e copie-o para um novo documento ou planilha.

Outras questões a serem consideradas ao usar o Google Takeout

Os marcadores no Gmail não são exportados em um cabeçalho de formato que outros clientes de e-mail reconheçam. Eles são salvos como cabeçalhos X-Gmail-Labels, que podem parecer confusos mesmo se você importar seus e-mails para uma conta diferente do Gmail. Se você tiver muitos rótulos e subrótulos, convém consolidá-los e se livrar dos subrótulos. Outra opção é usar as opções de encaminhamento e POP/IMAP no menu de configurações do Gmail.

Google Sites, Google Forms, Google Analytics e outros produtos do Google não podem ser migrados usando o Google Takeout. Por exemplo, você precisará mover sua propriedade do Google Analytics de uma conta para outra. Alguns recursos dos produtos do Google compatíveis com o Takeout não são transferidos, como links do Google Meet, links de videoconferência e áudio em eventos e lembretes no Google Agenda. Você pode perder metadados de alguns arquivos criados com produtos do Google.

É importante entender o tamanho do arquivo escolhido para a exportação do arquivo. Exportações maiores que o tamanho de arquivo selecionado são divididas em vários arquivos. Por exemplo, se você exportar 50 GB de dados do Google Drive e selecionar 2 GB, receberá 25 arquivos ZIP. Se você tiver pastas no Google Drive com mais de 2 GB, os arquivos dentro dessa pasta serão divididos em vários arquivos ZIP e você terá que juntá-los novamente.

Se você tiver arquivos maiores que 2 GB (como vídeos em 4k, por exemplo), selecione um tamanho de arquivo maior. Algumas coisas a considerar com tamanhos de arquivo maiores é que algumas unidades externas têm limitações no tamanho dos arquivos que você pode transferir para elas. Isso pode ser uma preocupação se você planeja armazenar seus dados em uma unidade externa e deixá-los compactados no formato que você baixou. Alguns discos rígidos externos, unidades flash e cartões SD mais antigos também têm uma limitação de tamanho de arquivo de 4 GB quando formatados em Fat32.

Escolha transferir ou baixar seus dados no Google Takeout

Seus dados estão configurados e prontos para serem exportados, e você está pronto para dar o próximo passo, então clique nele Próxima Etapa botão. É aqui que você escolhe o que deseja fazer com esses dados.

1. O Google Takeout solicita que você Escolher tipo de arquivofrequência e destino. O destino padrão é Enviar link para download por e-mail. Com esta opção, você fará o download de seus arquivos e os enviará para o destino.

   

2. Você também pode fazer com que o Google transfira seus dados para um Google Drive diferente ou um serviço de armazenamento em nuvem como Dropbox, OneDrive ou Box em seu nome. Se o destino for um desses serviços, clique no menu suspenso para selecioná-lo.
3. Deixar Exportar uma vez selecionado para o seu Frequênciaou escolha exportações automatizadas a cada dois meses durante um ano.

   

4. Escolha o seu Tipo de arquivo & tamanho. A menos que você esteja familiarizado com arquivos TGZ, você pode deixar o arquivo zip padrão selecionado. Clique no menu suspenso que diz 2 GB para selecionar um tamanho de arquivo. Escolheremos 10 GB para cobrir arquivos grandes, como vídeo 4K.
5. Clique no Criar exportação botão. Você verá uma mensagem de andamento da exportação do Google e receberá um e-mail de confirmação quando a exportação for concluída.

   

As opções de tipo e tamanho de arquivo são limitadas e você pode querer usar o tipo de arquivo ZIP padrão, a menos que esteja familiarizado com os arquivos TGZ. Software adicional é necessário para abrir arquivos TGZ em computadores Windows, mas tamanhos de arquivo maiores não têm limitações adicionais, como arquivos ZIP.

Os arquivos ZIP têm a vantagem de poder ser abertos em praticamente qualquer computador sem software adicional. Quando você escolhe um tamanho de arquivo maior que 2 GB, ele é compactado usando zip64, que pode não funcionar nativamente com sistemas operacionais mais antigos. Alguns aplicativos de terceiros podem ser usados ​​para descompactá-los, mas não são incorporados ao sistema operacional.

Uma solução de migração de dados para pequenas empresas (e grandes também!)

O Google Takeout pode ser uma solução decente para migrar seus dados do Google Workspace se você não tiver uma grande empresa ou instituição. Mas se você tiver muitos funcionários e muitos dados para armazenar nos produtos do Google, precisará usar as ferramentas de exportação administrativas. O Google Takeout pode ser extremamente útil para indivíduos ou pequenas empresas que não possuem profissionais de TI.

Contanto que você se prepare antes de iniciar a exportação, ficará satisfeito com a simplicidade do Google Takeout. Embora baixar ou transferir seus dados seja fácil, a parte difícil é juntá-los novamente.