Embora aprender a administrar seu tempo nem sempre seja eficaz e rápido conforme necessário, usar ferramentas digitais para auxiliá-lo é a solução ideal. Especialmente porque temos uma abundância de ferramentas e aplicativos poderosos projetados especificamente para melhorar o gerenciamento de tempo.
Neste artigo, veremos ferramentas digitais que ajudarão a otimizar o gerenciamento do tempo para suas necessidades pessoais e empresariais.
1. Rastreadores de tempo
Os rastreadores de tempo são indispensáveis quando se trata de gerenciamento de tempo adequado, não apenas para um indivíduo, mas também para equipes.
Como?
Em primeiro lugar, eles ajudam a visualizar seu tempo geral, para que você saiba exatamente para onde vai cada minuto. Além disso, os rastreadores de tempo fornecem informações detalhadas sobre os padrões de gerenciamento de tempo de sua equipe e mostram onde o tempo é desperdiçado e outros obstáculos presentes.
Vamos dar uma olhada em um exemplo de rastreador de tempo que leva o gerenciamento de tempo a um nível totalmente novo.
WebWork Time Tracker
O WebWork é um software de rastreamento de tempo e monitoramento de produtividade que se concentra em melhorar o gerenciamento de tempo. Funciona monitorando as horas de trabalho de você ou dos membros de sua equipe e gerando relatórios detalhados.
Além do tempo, ele também rastreia o uso de aplicativos e sites, atendimento, níveis de atividade e, ao fazer isso, mostra no que você precisa trabalhar. Nos relatórios de produtividade, você vê quais plataformas desperdiçam tempo, quanto os funcionários gastam no trabalho real e quais distrações podem representar riscos.
2. Ferramentas de Gerenciamento de Tarefas e Projetos
A gestão eficiente do tempo implica uma gestão eficiente das tarefas. Não só no trabalho, mas também no dia a dia. Em outras palavras, um não existe sem o outro. É por isso que, se você deseja otimizar o gerenciamento do tempo, antes de mais nada, você precisa dar uma olhada no gerenciamento de tarefas.
Felizmente, você pode encontrar todos os tipos de ferramentas de gerenciamento de tarefas. Isso inclui software de gerenciamento de tarefas e projetos, listas de tarefas, calendários, ferramentas de agendamento e assim por diante.
Asana e Trello
Ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana e Trello oferecem uma ampla seleção de recursos de gerenciamento. Eles permitem que você crie projetos, decomponha-os em tarefas, gerencie o orçamento e monitore o processo de projetos de qualquer lugar do mundo.
Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos, como o WebWork, incluem até rastreamento de tempo para que você saiba quanto tempo leva cada projeto.
Todoist e Microsoft To Do
Assim como os nomes sugerem, essas são ferramentas de tarefas que ajudam você a organizar suas tarefas e rotina diária. Você pode priorizar suas tarefas, adicionar datas de vencimento, atribuí-las umas às outras, adicionar status e muito mais. Eles ajudam você a se manter organizado e manter suas tarefas estruturadas.
3. Ferramentas de calendário e agendamento
Ferramentas como calendários e aplicativos de agendamento permitem que você organize todas as suas atividades em um só lugar com intervalos de tempo dedicados. Ao invés de tentar lembrar ou lembrar o que precisa ser feito quando, com esses apps, você terá tudo anotado e até levado até você através de notificações.
Você terá todas as suas reuniões, eventos e planos centralizados em um só lugar com datas exatas.
Google Agenda e Outlook
Seja você um geek do Google ou prefira a Microsoft, você pode encontrar calendários de ambos. Esses calendários permitem que você agende suas tarefas, planos diários, compartilhe-os, defina lembretes e faça muito mais – tudo para ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo.
4. Ferramentas de bloqueio de tempo
Se depois de todas essas ferramentas você achar que você ou sua equipe ainda precisam de ajuda com o gerenciamento de tempo, as ferramentas de bloqueio de tempo são o próximo passo.
Primeiro, vamos entender como funciona o bloqueio de tempo.
É essencialmente alocar determinadas horas para atividades e tarefas específicas e passar para a próxima somente após terminar a anterior. Embora esse método não signifique bloquear e limitar fisicamente sua capacidade de trabalho, ele funciona psicologicamente.
Quando você sabe que deve escrever um rascunho em 2 horas e responder e-mails na próxima hora, você subconscientemente se esforça para cumprir o prazo.
Na verdade, você pode bloquear o tempo em várias ferramentas, desde rastreadores de tempo até calendários. Você é livre para escolher. No entanto, se você deseja incorporar esse método à sua equipe, é melhor começar com rastreadores de tempo para ter algum controle.
5. Ferramentas de colaboração
A gestão do tempo em equipa implica uma comunicação eficaz. É devido à comunicação eficaz que o tempo de trabalho é gasto com sabedoria e eficiência. Para garantir comunicação e colaboração eficazes, sua equipe precisa das ferramentas certas.
Com a ajuda de ferramentas de colaboração, sua equipe poderá colaborar mais rapidamente, evitar processos desnecessários de ida e volta e ser mais produtivo.
Slack e Documentos Google
Essas duas são provavelmente as ferramentas mais conhecidas e básicas de que você precisa para uma comunicação e colaboração eficazes. Os membros da sua equipe podem se comunicar no Slack, tanto para fins profissionais quanto pessoais, e colaborar no Google Docs.
Além disso, este último permite que várias pessoas trabalhem no mesmo documento para evitar a necessidade de compartilhar o documento.
Otimize a gestão do tempo
O gerenciamento otimizado do tempo é um dos aspectos mais importantes da vida profissional e pessoal. Felizmente, existem várias ferramentas digitais destinadas a melhorar e simplificar a gestão do tempo.
São rastreadores de tempo, gerenciadores de tarefas, calendários, ferramentas de colaboração e muito mais. Experimente as ferramentas mencionadas acima e otimize a gestão do tempo em sua equipe.
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