A gestão de conformidade envolve a implementação de processos e a avaliação da conformidade da empresa com os padrões corporativos e de segurança, bem como com as mudanças regulatórias e legislações aplicáveis.
Este guia fornecerá uma visão detalhada do software de gerenciamento de conformidade do fornecedor, explicará o que ele pode fazer por você e explicará como ele contribui para maximizar a eficácia.
O que é um software de gerenciamento de fornecedores?
O gerenciamento de fornecedores é essencialmente o processo de gerenciamento de relacionamentos e desempenho dos fornecedores. Os sistemas de gerenciamento de fornecedores automatizam esses processos de negócios, oferecendo às organizações uma plataforma intuitiva para gerenciar fornecedores, comunicar-se com eficácia, colaborar em projetos, avaliar métricas de desempenho e monitorar todas as operações realizadas, mantendo os requisitos de conformidade do fornecedor em mente.
Essa tecnologia permite que as organizações gerenciem com segurança as informações do fornecedor, como detalhes de contato, condições de pagamento e contratos. Eles também facilitam a identificação de possíveis riscos do fornecedor.
O software de gerenciamento de fornecedores permite que as empresas criem relatórios personalizados sobre a utilização do fornecedor, precisão de pagamento e métricas de desempenho do fornecedor, que podem ser usados para obter uma melhor compreensão do ROI de sua força de trabalho externa.
Os sistemas de gerenciamento de fornecedores simplificam a integração do fornecedor e economizam tempo, além de garantir a conformidade.
Benefícios do software de gerenciamento de fornecedores
A implementação de um sistema avançado de gerenciamento de conformidade pode beneficiar sua empresa de várias maneiras e aumentar os principais indicadores de desempenho de negócios.
Evite questões legais e reduza as penalidades
Cada setor tem suas diretrizes de conformidade, além de regras impostas por governos federais e estaduais. O não cumprimento pode causar problemas legais para o seu negócio. Isso pode incluir uma multa pesada, danos à reputação ou até mesmo o cancelamento de sua licença comercial.
Por exemplo, se você violar a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia sem querer, poderá ser multado em US$ 2.500; se você fizer isso intencionalmente, poderá ser multado em até $ 7.500 por violação individual e por consumidor individual.
Um forte sistema de gerenciamento de reclamações pode ajudá-lo a evitar tais problemas legais. Sistemas robustos de gerenciamento de conformidade do fornecedor podem ajudá-lo a controlar os custos e garantir que você siga as diretrizes legais.
Embora o software de gerenciamento de conformidade exija um investimento inicial, você pode economizar dinheiro ao longo do tempo reduzindo erros e atendendo aos padrões de conformidade.
Automatizar Processos
Combinar inteligência artificial com automação pode melhorar significativamente os processos. Muitos fluxos de trabalho, como integração de fornecedores, faturamento e até aquisição para pagamento (P2P), contêm componentes repetitivos, mas essenciais, que podem ser facilmente ignorados e estão sujeitos a erros humanos, que podem levar a atrasos e erros dispendiosos.
A automação remove o elemento humano da equação. Ele elimina a necessidade de verificar manualmente e inserir dados importantes em muitos casos e garante a conclusão pontual de outros, como fluxos de trabalho de aprovação.
Automatizar o processo de integração do fornecedor garantirá que você tenha um perfil de fornecedor completo para cada fornecedor e provedor de serviços. Você também pode monitorar perfeitamente a conformidade e o desempenho do fornecedor ao longo do tempo.
Melhorar a Conformidade
Todos os dias, sua organização é confrontada com problemas críticos de conformidade. Um sistema de software de gerenciamento de conformidade do fornecedor pode ajudá-lo a gerenciar riscos quando se trata de regulamentações governamentais que diferem por país, estado e políticas de integração corporativa.
Ele pode aprimorar a conformidade regulatória ao oferecer suporte a due diligence, auditorias e documentação rápidas e precisas, centralizando e registrando todas as informações do fornecedor, dados de desempenho e documentação relacionada. Ele também oferece suporte a fluxos de trabalho de lembrete, alarmes e alarmes automáticos sobre expirações de licenças, modificações legais e assim por diante.
Ele também pode ajudar a eliminar fraudes em faturas e gastos não autorizados, simplificando e formalizando o sistema fechado, bem como integrando fornecedores em seu sistema para melhorar o planejamento estratégico em questões de compliance.
Melhorar a reputação e a confiança da empresa
As diretrizes de conformidade são um fator chave para ganhar a confiança das partes interessadas. Uma empresa que segue todas as diretrizes de conformidade tem uma vantagem sobre seus concorrentes. Uma marca confiável oferece muitos benefícios, como gerar leads, obter aprovação em auditorias externas e conquistar a confiança dos clientes.
Seus parceiros estarão observando cada movimento seu. A principal preocupação deles é se você cumpre todos os regulamentos, resolve os problemas dos clientes e gerencia o programa de conformidade com eficiência. O não cumprimento dessas regras pode resultar na perda de acesso a fundos de capital para administrar seus negócios.
Seus clientes estarão igualmente vigilantes sobre suas ações. É mais provável que os clientes confiem em uma empresa respeitada por sua conformidade do que em uma que não segue as diretrizes ou enfrenta problemas legais.
Relatórios e análises avançadas
Uma solução robusta de gerenciamento de conformidade do fornecedor pode oferecer recursos avançados de análise de dados e aprendizado de máquina. Isso permite que você avalie rapidamente os preços de talentos com requisitos específicos de conhecimento e experiência.
Essas soluções permitem criar e gerenciar cenários de contratação, planejar estratégias de talentos e, por fim, recomendar candidatos para vagas. Os gerentes de contratação podem monitorar as taxas atuais para que um concorrente em potencial não ofereça um negócio melhor e atraia os melhores talentos.
Pensamentos finais
Há muitos benefícios em usar o software de gerenciamento de conformidade do fornecedor. Isso permite que as verificações de conformidade sejam automatizadas, a documentação seja gerenciada e taxas legais e multas por não conformidade sejam evitadas.
Segurança, redução de custos, economia de tempo e maior foco nas principais iniciativas de negócios são apenas alguns dos principais benefícios.
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