Quando você administra uma pequena empresa, uma coisa é certa: nunca faltarão coisas para fazer.
Mas um dos perigos de uma longa lista de tarefas é que você pode acabar perdendo o foco. Você corre todos os dias para concluir tarefas, mas elas são as tarefas certas? Você priorizou coisas que realmente contribuirão para o sucesso de longo prazo do seu negócio?
Uma maneira útil de se afastar do combate a incêndios do dia-a-dia e voltar aos trilhos é realizando uma revisão mensal de negócios.
Mas o que exatamente essa revisão deve implicar? Quais são as principais áreas que você deve observar todos os meses e que tipos de perguntas você deve fazer? É isso que veremos neste tutorial. Vou passar por cada etapa em detalhes e também forneço uma lista de verificação resumida para pequenas empresas em PDF para download.
1. Revise o Plano de Negócios
Toda empresa deve ter um plano. Não precisa ser um plano de negócios formal de 30 páginas com tabelas e gráficos atraentes, mas precisa explicar claramente o que sua empresa faz, como atrairá clientes, quais objetivos você tem e como alcançá-los. metas.
Há muito mais do que isso, é claro – se você quiser mais detalhes, confira os seguintes tutoriais:
E se você está apenas começando com seu plano, também pode encontrar alguns ga-analytics#sendElementsClickEvent”>modelos de plano de negócios úteis no Envato Elements.
Depois de definir seu plano, a coisa mais importante que você pode fazer a cada mês é revisá-lo e medir seu progresso. Alguns donos de empresas escrevem um plano para um propósito específico, como arrecadar fundos, e depois o deixam acumulando poeira em uma prateleira. Mas, para ser verdadeiramente eficaz, precisa ser um documento vivo.
Assim, todos os meses, revise as metas de longo prazo que você definiu para o seu negócio, bem como quaisquer objetivos mais imediatos que você definiu. Idealmente, você deve dividir seus objetivos de longo prazo em marcos a serem concluídos em períodos de tempo progressivamente mais curtos. Portanto, as metas de cinco anos alimentam seus objetivos de três anos, um ano e mensais.
A cada mês, avalie seu progresso em relação às metas mais importantes de seu plano de negócios e defina novas metas para o próximo mês que estejam alinhadas com seu plano geral.
Além disso, não se esqueça de reavaliar o plano como um todo. Pergunte a si mesmo se algo substancial mudou durante o mês. Você precisa mudar de direção ou adicionar algo ao seu plano? Seus objetivos precisam mudar? E quanto à sua proposta de valor geral? Aconteceu alguma coisa que significa que você precisa mudar isso?
Pode haver uma tentação de seguir o plano, não importa o que aconteça – a mudança pode parecer uma fraqueza ou uma admissão de derrota. Mas os melhores planos são fluidos e atualizados para dar conta das mudanças nas situações, então não tenha medo de fazer mudanças sempre que necessário. Pensar nessas coisas regularmente também garante que elas sejam as suas principais preocupações ao longo do mês.
2. Verifique seu fluxo de caixa
Quando se trata das finanças do seu negócio, o fluxo de caixa é a coisa mais importante a se acompanhar. Isso é especialmente verdadeiro para empresas muito pequenas.
As grandes empresas, afinal, podem ter grandes reservas para sacar e, em uma crise, geralmente podem tomar mais empréstimos ou levantar fundos de outras maneiras. Mas as pequenas empresas geralmente têm opções limitadas. Se você ficar sem dinheiro, o jogo terminará, mesmo que você esteja fazendo tudo certo. Portanto, verifique seu fluxo de caixa mensalmente e faça uma previsão para o próximo mês, para garantir que você não ficará sem dinheiro.
Para ser claro, o fluxo de caixa é simplesmente o fluxo de dinheiro que entra e sai do seu negócio. Quando você recebe dinheiro dos clientes, é um fluxo de caixa positivo; quando você tem que pagar na forma de aluguel, salários, suprimentos ou outras despesas, é um fluxo de caixa negativo.
A diferença entre fluxo de caixa e lucro é principalmente sobre o tempo. Pense na sua vida pessoal para entender a diferença. Se você recebe um salário mensal de $ 3.000 e tem que pagar aluguel e outras despesas de $ 2.000, isso é um bom lucro de $ 1.000. Mas o que acontece se o seu aluguel vencer antes que seu contracheque chegue à sua conta bancária? Estás em sarilhos. Mesmo que você esteja ganhando mais do que gasta, você atingiu uma crise de fluxo de caixa e é improvável que seu senhorio simpatize.
A mesma coisa pode acontecer com um negócio. Na verdade, é ainda mais provável, porque as empresas geralmente precisam fazer investimentos iniciais em equipamentos e matérias-primas e fazer pagamentos regulares de aluguel e pessoal, mas só podem ser pagas pelos clientes um ou dois meses após o envio da fatura.
Portanto, a cada mês, analise o fluxo de caixa da sua empresa no mês anterior e faça uma previsão do fluxo de caixa do mês seguinte. Tente se planejar para o pior e, se perceber a iminência de uma crise em potencial, encontre maneiras de atrasar os gastos ou acelerar os fluxos de entrada.
Para saber mais sobre como gerenciar o fluxo de caixa com eficiência, como fazer previsões precisas e sobre as medidas que você pode tomar se as coisas estiverem dando errado, veja o seguinte tutorial:
3. Revise outras métricas importantes
Vivemos na era dos dados. Mesmo que você administre uma pequena empresa e não tenha investido em soluções complexas de “big data”, a quantidade de dados disponíveis instantaneamente para você provavelmente supera o que os proprietários de empresas poderiam acessar nas gerações anteriores.
Nesse contexto, o difícil não é encontrar dados, mas decidir em que focar. Portanto, a melhor coisa a fazer é decidir sobre algumas métricas importantes que definem o sucesso do seu negócio.
Se você está preocupado em manter seus clientes existentes, por exemplo, pode acompanhar sua taxa de rotatividade mensal. Se você está investindo em esforços de marketing para alcançar novos clientes e deseja avaliar seu sucesso, pode observar coisas como o Custo de Aquisição do Cliente ou o Valor da Vida Útil de um Cliente. Se você deseja se tornar mais eficiente em seus processos de produção, talvez verifique seus giros de estoque ou utilização de capacidade.
Se você não tem certeza do que são essas métricas ou como calculá-las, pode encontrar definições e fórmulas para elas e muito mais em nossa série sobre as principais métricas que toda empresa deve acompanhar:
Quaisquer que sejam as métricas que você definir como as mais relevantes para o seu negócio, crie uma maneira rápida e indolor de reuni-las em um painel para sua revisão a cada mês. Em seguida, defina algumas metas e, a cada mês, você poderá revisar seu progresso em relação a essas metas e decidir sobre as ações a serem tomadas se não as estiver atingindo.
4. Revise o envolvimento do cliente
Como estão seus clientes? O que eles estão pensando? Eles estão satisfeitos com o serviço que você está prestando?
Se você não tem respostas imediatas para essas perguntas, pode estar perdendo algo importante. Afinal, muitos clientes não se dão ao trabalho de dizer a você que estão insatisfeitos – eles simplesmente vão para outro lugar. Se você conseguir identificar os problemas antecipadamente, terá a chance de resolvê-los e manter o cliente satisfeito. Você também pode descobrir oportunidades, como novos serviços que um cliente gostaria que você oferecesse. Você nunca sabe até perguntar.
Claro, há um equilíbrio a ser alcançado. Você não quer ser como aqueles garçons que interrompem sua refeição cinco vezes para perguntar se está tudo bem. Chegar a todos os clientes todos os meses pode ser um exagero. Mas se você tiver 20 clientes importantes, verificar alguns deles a cada mês pode ser uma boa meta e garantir que você faça contato com cada um deles pelo menos uma vez por ano.
Se você tiver uma base de clientes em massa, poderá enviar pesquisas periódicas – para saber mais sobre como criar essas pesquisas, consulte estes tutoriais:
Mas também não subestime o apelo de um e-mail pessoal. Imagine como você se sentiria se recebesse um e-mail genuíno do CEO da Apple, Tim Cook, apenas verificando e perguntando se você tem algum feedback sobre o seu iPhone. Claramente, esse tipo de coisa não é muito escalável, mas pode revelar alguns insights interessantes, ajudá-lo a manter o controle e construir relacionamentos fortes com os clientes.
Portanto, a cada mês, revise o envolvimento do cliente no período anterior. Você atingiu seus objetivos para alcançar seus clientes? O processo revelou algum problema ou oportunidade? Que ações você tomará em resposta? E o que você fará para se envolver com seus clientes no próximo mês?
5. Verifique seus esforços de marketing
Agora que verificamos nossa base de clientes atual, é hora de alcançar novos clientes também. Não importa o quão felizes seus clientes existentes estejam, sempre há uma chance de que eles parem ou reduzam seus gastos, mesmo que seja por razões completamente alheias ao serviço que você oferece. Portanto, você precisará de um suprimento constante de novos clientes apenas para manter seu negócio, e precisará ainda mais deles se quiser crescer.
Isso significa que o marketing deve ser um foco constante e é algo que você precisa verificar a cada mês. O que você tem feito para espalhar a palavra? Quão bem-sucedido foi? O que você aprendeu e o que poderia fazer diferente? Você precisa investir mais em seus esforços de marketing, seja em termos de tempo ou dinheiro? O que você vai se comprometer a fazer no próximo mês?
Para saber mais sobre como projetar seus planos de marketing e medir o sucesso de seus esforços, confira:
6. Meça a linha inferior
Obviamente, o resultado final do seu negócio é o lucro. As empresas operam vendendo produtos ou serviços por mais do que o custo total de produzi-los. As startups podem sobreviver por um tempo sem lucrar, mas o lucro acaba chegando.
Portanto, a última coisa a fazer a cada mês é comparar as receitas, despesas e lucros de sua empresa com suas metas. Assim como com os outros itens, seja honesto em sua avaliação do progresso e não tenha medo de reavaliar suas metas sempre que necessário. Se você está aquém do que sente que precisa, essas informações devem alimentar seus outros objetivos para o negócio – você pode criar maneiras de cortar custos, por exemplo, ou planejar uma campanha de marketing para conquistar novos negócios.
Para saber mais sobre como avaliar os resultados financeiros da sua empresa, consulte os seguintes tutoriais:
Próximos passos
Então agora você viu as coisas mais importantes para verificar todos os meses ao revisar sua pequena empresa e seu progresso.
A próxima etapa é agendar um horário em sua agenda todos os meses para concluir esse processo. Depois de definir, não deve demorar muito para revisar a lista de verificação da pequena empresa todos os meses e garantir que você esteja no caminho certo. Mas é fácil deixar algo assim escapar, portanto, certifique-se de definir um compromisso recorrente em seu calendário e mantenha esse compromisso consigo mesmo. Faz sentido fazer a revisão no final de cada mês e definir novas metas para o próximo mês, mas é claro que você pode fazer isso em qualquer dia que faça sentido para você. O importante é que seja um compromisso regular.
Além disso, lembre-se de que esta lista de verificação é apenas um ponto de partida. Neste tutorial, cobrimos os itens mais importantes para uma pequena empresa em geral, mas você deve dedicar algum tempo pensando em sua própria empresa e em quaisquer itens específicos que deseja rastrear.
Se você é responsável por muitos dados de clientes, por exemplo, convém revisar a segurança desses dados todos os meses e certificar-se de que tomou as medidas corretas para mantê-los seguros. Se você trabalha em um setor em rápida mudança no qual o treinamento em novas habilidades ou software é importante, convém acompanhar a quantidade de treinamento que você e sua equipe concluíram.
Essas coisas podem ser facilmente tratadas como parte da revisão geral do plano de negócios, mas retirá-las para rastrear como um item separado pode ajudar a aumentar seu foco nesses itens e certifique-se de tratá-los com seriedade.
Nota editorial: este conteúdo foi publicado originalmente em 2016. Estamos compartilhando novamente porque nossos editores determinaram que essas informações ainda são precisas e relevantes.
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