Os melhores termos de pagamento de faturas para evitar faturas vencidas

Para pequenas empresas, o dinheiro é rei. Não importa quantos clientes você tenha ou quanto dinheiro lhe foi prometido: se você não receber antes do vencimento de suas próprias contas, você terá problemas.

Atrasos nos pagamentos são um problema comum para pequenas empresas. De acordo com uma pesquisa de 2012 da National Federation of Independent Business, 64% das pequenas empresas tinham faturas não pagas há pelo menos 60 dias.

Em um tutorial anterior, abordei algumas dicas para receber o pagamento em dia. No tutorial de hoje, veremos com mais detalhes o assunto das condições de pagamento. Quais são as diferentes opções e o que os dados mostram sobre quais termos ajudam você a receber pagamentos mais rapidamente?

Passaremos por tudo isso, para que, no final, você conheça sua EOM a partir de seu 2/10 Net 30 e, mais importante, esteja posicionado para obter fluxo de caixa de maneira mais rápida e confiável.

Mas, primeiro, temos uma oferta recheada de energia destinada a freelancers e proprietários de pequenas empresas que não apenas precisam de acesso a ótimos recursos gráficos, mas também ajudam a fazer com que o processo de cobrança de seus clientes funcione sem problemas.

Se você precisar de ajuda com o básico de como montar uma fatura, veja meu tutorial recente O que é uma fatura profissional ou confira alguns dos modelos de fatura no Envato Market.

Modelo de fatura criativaModelo de fatura criativaModelo de fatura criativa
Esta fatura criativa é apenas uma das centenas de modelos de faturas profissionais disponíveis na GraphicRiver.

1. Quais são as condições de pagamento da fatura?

Quando você envia uma fatura, está dizendo ao seu cliente quanto dinheiro espera em troca pelo trabalho que fez. As condições de pagamento especificam quando esse dinheiro é devido e como deve ser pago.

Portanto, o aspecto mais importante das condições de pagamento é o prazo em que você espera ser pago. Mas como parte das condições de pagamento, você também pode especificar o que acontecerá se as pessoas não pagarem: talvez uma multa ou juros a serem aplicados após uma determinada data. Ou, se você quiser ser mais positivo, pode oferecer um desconto para quem pagar antecipadamente. Você também pode especificar métodos de pagamento.

Veremos como essas opções funcionam na próxima seção, além de examinar quais funcionam melhor. Mas, por enquanto, vamos desmistificar algumas das condições de pagamento comuns que você pode encontrar:

Rede 30

Este é um termo comum, o que significa simplesmente que o cliente deve pagar 30 dias a partir da data da fatura. Você pode variar o número o quanto quiser: Net 7, por exemplo, significa que o pagamento vence sete dias após a fatura, e Net 15… bem, você entendeu.

2/10 Líquido 30

Esta é uma forma de oferecer um desconto. A parte “Net 30” é a mesma acima: o pagamento é devido em 30 dias. Mas a parte “2/10” significa que, se eles pagarem em 10 dias, serão recompensados ​​com um desconto de 2%.

MOE

É a abreviação de “Fim do mês”. Isso pode ser bom para usar se você quiser garantir que todas as suas faturas sejam pagas no mesmo mês em que você concluiu o trabalho, mas tem algumas desvantagens. Se você enviar uma fatura no final do mês, por exemplo, você está dando a um cliente um prazo muito curto para pagar, enquanto no início você estará dando a ele mais tempo. Provavelmente, é melhor usar esse termo apenas se você sempre enviar as faturas no mesmo dia do mês.

15 IMF

Isso significa o dia 15 do mês seguinte à data da fatura.

Após o recebimento

Isso significa que você espera o pagamento imediatamente. Parece que isso deve resultar em pagamento imediato, não é? A realidade é um pouco diferente, como veremos na próxima seção.

Você pode consultar esta lista mais completa de termos de fatura, mas na verdade não precisa se preocupar muito com toda a terminologia: não precisa usá-la em suas faturas. Em vez de “Net 30”, por exemplo, você pode simplesmente escrever “Por favor, pague dentro de 30 dias”. Mas é bom ficar atento a alguns termos, caso seus clientes e fornecedores os utilizem.

Tenha em mente, também, que estes são apenas alguns termos comumente usados. Você pode variar coisas como o prazo de pagamento e quaisquer incentivos ou penalidades o quanto quiser.

O mais importante, no entanto, é entender quais termos funcionam melhor. Veremos isso na próxima seção.

2. Os melhores termos de pagamento de faturas para evitar faturas não pagas

Então, agora que você conhece algumas das opções que tem e o que elas significam, é hora de decidir quais usar para o seu negócio.

Os termos usados ​​e as expectativas em torno deles podem variar muito de acordo com o setor e o tipo de trabalho que você faz. Web designers ou desenvolvedores, por exemplo, podem especificar que o site ou aplicativo em que estão trabalhando não será lançado até que recebam o pagamento integral. Mas para outros tipos de negócios, a norma do setor pode ser oferecer uma espera de 30 dias ou até mais.

Por todos os meios, estude as normas em seu setor e pergunte ao redor para ver o que outras empresas estão fazendo. Mas não se sinta limitado por isso. Se você quiser usar termos diferentes e puder justificar para seus clientes por que esses termos são justos, vá em frente.

Por exemplo, “Net 30” tornou-se o padrão em muitos setores onde realmente não é adequado. Para uma empresa de manufatura antiquada, o Net 30 é bastante razoável. Digamos que uma empresa envie um grande lote de widgets para um cliente e, em seguida, envie uma fatura. Eles precisam dar tempo para o cliente receber a fatura, verificar o enorme lote de widgets e garantir que tudo esteja em ordem, enviar a fatura pelo departamento de contas e ter um cheque escrito e enviado de volta. Essas coisas levam tempo.

Mas compare isso com uma empresa de design que entrega um design completo e uma fatura por e-mail, oferecendo um método de pagamento online como o PayPal. O cliente recebe o produto e a fatura instantaneamente e, após verificar se está tudo certo, não há realmente nenhuma razão para que ele não possa efetuar o pagamento imediatamente. Dar-lhes um mês para pagar é basicamente dar-lhes um empréstimo sem juros.

Então, nesse caso, você pode argumentar convincentemente que sete dias é tempo suficiente.

Quais termos de pagamento usar: o que os dados dizem

Algumas das empresas que fornecem aplicativos de faturamento usaram as massas de dados que processam para descobrir quais condições de pagamento são mais eficazes para que as faturas sejam pagas em dia.

Lembre-se de que a maioria deles é de uma variedade de setores diferentes, portanto, nem todos são apropriados para o seu negócio. Mas eles revelam alguns insights interessantes sobre o que funciona e o que não funciona.

Se você quer ser pago em um mês, peça para ser pago em 13 dias

Um estudo de mais de 12 milhões de faturas comerciais da Xero revelou que, em média, os clientes pagam com cerca de duas semanas de atraso, independentemente das condições de pagamento escolhidas.

Isso implica que, independentemente das condições de pagamento escolhidas, você deve adicionar mais duas semanas para estimar a data real de recebimento. Os dados da Xero mostraram que, se você deseja receber o pagamento em 30 dias, deve especificar condições de pagamento de 13 dias ou menos.

A redação importa

Um estudo separado da FreshBooks descobriu que mudanças simples no texto usado nas faturas podem resultar em pagamentos mais rápidos. Por exemplo:

Um simples “por favor, pague sua fatura dentro” ou “obrigado pelo seu negócio” pode aumentar a porcentagem de faturas que são pagas em mais de 5 por cento!

Além disso, algumas das terminologias que abordamos na última seção não são tão eficazes quanto uma linguagem mais simples. Escrever “30 dias” em vez de “Net 30”, por exemplo, resultou em um pagamento mais rápido das faturas. Se você quer que as pessoas tomem uma ação, perguntar a elas de uma maneira completamente clara geralmente é uma boa ideia.

Não peça pagamento no recebimento

Tanto os estudos do Xero quanto do FreshBooks estão de acordo: pedir pagamento imediato não funciona.

No estudo da Xero, as faturas que pediam pagamento imediato foram pagas, em média, após quase 20 dias. E no estudo do FreshBooks, foram mais de 30 dias. FreshBooks conclui:

A maioria das pessoas parece interpretar “após o recebimento” como “sempre que você sentir vontade”. É como se recebessem uma fatura com as palavras “pagável no recebimento” e imediatamente a despejassem na pilha “sempre que”.

Portanto, embora pedir pagamento imediato possa parecer uma boa ideia, é melhor especificar um determinado número de dias, para concentrar a mente de seus clientes em um prazo fixo.

Não cobra juros

Aqui está outra conclusão surpreendente do estudo FreshBooks: cobrar juros sobre pagamentos atrasados ​​resulta em pagamentos ainda mais atrasados. Parece que a ameaça de juros não funciona como um impedimento e pode realmente levar as pessoas a comparar sua taxa de juros de penalidade relativamente baixa com as altas taxas de coisas como cartões de crédito, e descobrir que estão fazendo um bom negócio atrasando.

Oferecer Pagamentos Online

Este último não deve ser uma surpresa: oferecer métodos de pagamento online resulta em um pagamento muito mais rápido. Isso da colheita:

De acordo com nossos dados, as faturas do Harvest com opção de pagamento via PayPal recebem pagamentos quase 16 dias mais rápidos (duas vezes mais rápido) do que as faturas sem opção de pagamento online.

Isso é particularmente eficaz se você usar um aplicativo de faturamento, no qual os pagamentos são integrados para que o cliente possa pagar em poucos cliques. Mas mesmo se você estiver enviando uma fatura em papel ou enviando um PDF por e-mail, tornar o pagamento mais fácil e rápido para o seu cliente é um acéfalo.

3. Outras dicas para evitar faturas vencidas

Neste tutorial falei sobre as condições de pagamento da fatura, mas o cliente não deve saber sobre seus termos através da fatura. Você deve definir suas condições de pagamento logo no início do relacionamento, para que não haja surpresas mais tarde.

Ao configurar o contrato com um novo cliente, certifique-se de incluir seus termos de pagamento. Você pode configurar marcos para o projeto ou cobrar uma porcentagem da taxa antecipadamente, antes do início do trabalho.

Seja qual for a estrutura que você escolher, certifique-se de obter o acordo do cliente no início, e então você pode acompanhar as faturas para cada pagamento mais tarde, e os termos serão apenas um lembrete, não um novo ponto a ser discutido ou contestado.

Quando você tiver feito o trabalho, é importante enviar a fatura imediatamente. Um estudo da FreeAgent descobriu que:

Surpreendentemente, o envio de uma fatura rapidamente parece substituir os termos que você solicitou para pagamento – as faturas enviadas até 15 dias após o término do trabalho foram pagas rapidamente, mesmo que os prazos de pagamento fossem mais longos.

Em média, as faturas enviadas em uma semana foram pagas em cinco dias, mas o atraso de uma semana dobra o tempo de espera: as faturas enviadas após duas semanas foram pagas após 10 dias.

Provavelmente, isso se deve a uma combinação de dois fatores: é melhor entrar em contato com o cliente quando o resultado do seu bom trabalho ainda está fresco em sua mente e, também, faturando rapidamente, você mostra que leva o pagamento a sério e que eles também deveriam. Se você atrasar, por outro lado, eles provavelmente também o farão. Então tire essa fatura rapidamente!

Para mais dicas, incluindo o que fazer se o cliente não pague em dia, veja meu recente guia para iniciantes sobre faturas:

  • Faturamento

    O que é uma fatura profissional? Um guia completo para iniciantes

    André Blackman

Conclusão

Neste tutorial, você aprendeu sobre as melhores condições de pagamento a serem usadas para evitar faturas vencidas.

Começamos analisando quais são os termos de pagamento de faturas, incluindo definições de algumas terminologias comuns.

Em seguida, analisamos as melhores condições de pagamento a serem usadas. Vimos que é bom pesquisar as normas da indústria, mas que você não deve ser restringido por elas se puder defender algo diferente. Analisamos os resultados de alguns estudos, para ver quais termos tiveram o melhor desempenho.

Por fim, abordamos algumas outras dicas para que as faturas sejam pagas em dia, como estabelecer as condições de pagamento no contrato e enviar as faturas prontamente.

Agora você sabe quais são as condições de pagamento da fatura e quais tendem a funcionar melhor. A decisão final depende de você e de suas necessidades individuais de negócios — não existe uma solução única para todos. Mas com os dados da pesquisa e outras informações incluídas aqui, você estará em melhor posição para tomar essa decisão por si mesmo.

Crédito gráfico

Ícone de acordo desenhado por Aha-Soft do Noun Project.

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